前払いでもらったお金、いくら使っていい？

1. 入金された日に、使う分と残す分を分ける

前払いでもらったお金は、納品に必要な支出と、キャンセル時の返金に備える額を残してから使います。口座残高が増えていても、その全額を家賃や別の仕事の仕入れに回すと、受けた仕事を仕上げるお金が足りなくなります。

創業したばかりの会社では、社長が受注、請求、支払いを兼ねがちです。入金通知を見て安心したまま、普段の経費と一緒に使ってしまうこともあります。前払いを受ける取引が決まったら、入金確認と同時に、その案件のお金の使い道を記録してください。

管理は表計算の一枚で始められます。案件ごとに、次の欄を設けます。

• 前払いの入金額と入金日
• 納品予定日と、残りの代金が入る予定日
• これから払う仕入れ代や外注費
• キャンセル時に返す可能性がある額

使ってよい額は、口座残高からではなく、案件を最後まで終えるために残す額から決めます。 まだ条件が分からない支出があるなら、見積もりを取るまでは余裕のあるお金に数えない扱いにします。

2. 納品までの支出を、支払日順に並べる

最初に、受注内容と納品までの作業を見返します。商品なら仕入れ、加工、梱包、配送。制作や支援業務なら外注、素材購入、訪問の交通費など、案件のために出ていくお金を拾います。

請求書が届いているものだけでは足りません。これから発注する分や、納品後に請求される外注費も含めます。支払日が後でも、すでに頼んだ仕事の代金は残しておく必要があるためです。

• 支払いが決まっているものは、金額と支払日を記入する
• 未発注のものは、見積額と発注予定日を記入する
• 金額が未定のものは、確認先と回答をもらう日を記入する

次に、残りの代金の入金予定日と並べてください。納品すればすぐ入金されるとは限りません。検収を受けてから請求し、取引先の締め日を経て振り込まれるなら、その間の支払いも先に用意します。

やり直しや追加配送が起こりそうな仕事は、どの作業に費用がかかるかも書きます。「予備費」とだけ置くより、外注先への修正依頼や再発送など、使う場面を決めたほうが不足を見つけやすくなります。

3. キャンセルされたら、何が戻らない？

返金への備えは、お客さんに返す額と、仕入れ先や外注先への支払いを組み合わせて考えます。受注時の契約書、見積書、申込画面などを開き、どの時点でキャンセルされた場合に、どう精算する約束なのかを確かめます。

前払いを受けたからといって、自由にキャンセル料へ振り替えられるとは考えないでください。「返金不可」と書いてあっても、その文言だけで返金への備えをゼロにするのは避けます。適用に迷う条件は、専門家に確認してから扱いを決めます。

• 着手前に取り消された場合の返金条件
• 仕入れや制作を始めた後の精算条件
• 自社の都合で納品できない場合の扱い
• 発注済みの仕入れや外注を取り消す場合の費用

ここで見落としやすいのが、お客さんへ返金しても、外注先への支払いは残るケースです。逆に、発注前なら仕入れ代が出ていかない場合もあります。

通常どおり納品する場合と、途中で中止する場合を別々に計算し、必要額が大きいほうを残す目安にします。 中止する場合は「返金額＋中止してもこれから払う費用」で考えます。すでに支払った費用は今後の支出に重ねず、その分だけ手元のお金が減っていることを反映してください。

4. 「残す額」を引いても、まだ全部は使わない

案件の前払いからすでに支払った額を引き、手元に残っている額を出します。そこから、前の節で決めた納品・中止への備えを差し引きます。差額が、その案件からほかの支払いに回せるか検討する上限です。

差額がマイナスなら、受け取った前払いだけでは備えが足りません。会社の別の資金で補えるかを確認し、難しければ追加発注の前に支払い条件や進め方を相談します。次のお客さんの前払いが入ることを当てにして、穴を埋め続けないようにします。

プラスでも、会社全体では支払いが迫っているかもしれません。使う前に、次の予定と照らし合わせます。

• 家賃、役員報酬、給与などの支払日
• カード代金や借入返済の引落日
• 税金や社会保険料の支払い予定

前払いの入金を、会計上いつ売上にするかも税理士に確認してください。入金日だけで判断せず、契約内容、納品日、検収条件を伝えます。帳簿上の利益と、いま使える現金は分けて確認する必要があります。

5. 発注・変更・納品のたびに残額を直す

一度決めた残す額は、納品まで固定しません。外注の追加や納期の延長があれば、必要な資金も変わります。一人で管理するなら、発注する直前に表を開く習慣にすると、支出が増える前に気づけます。

• 発注時は、見積額を確定額に置き換える
• 仕様変更時は、追加支出と追加請求の条件を反映する
• 納品時は、未払いの費用と残金の入金予定を確認する

残す分は別口座へ移すか、資金繰り表に「前払い案件のために残す額」として表示します。どちらの場合も、案件別の表と合計が合うかを確認します。

納品が終わっても、外注費の支払いや返金対応が残るなら、その分は取り置きます。案件が一区切りした時点で予定と実額を比べ、不足した理由を次の見積もりや前払い条件に反映してください。

6. 今日やること

まずは、いま前払いを受けている案件を一つ選び、残す額を出してください。条件が不明な箇所は空欄のまま使えるお金に含めず、確認する相手と日を決めます。

• 受注資料を開き、納品日、残金の入金条件、返金条件を書き出す
• 納品までの支出と、中止した場合の返金・支出をそれぞれ計算する
• 必要額が大きいほうを取り置きし、次の発注前に見直す予定を入れる