分割払いを頼まれたら、受ける前に決めること

1. 受ける前に、立て替えるお金を数える

分割払いは、最後の入金を待つ間も会社の支払いを続けられる範囲で受けます。設立したばかりの会社では、一件の入金の遅れが、外注費や家賃の支払いに響きます。売上が欲しいときほど、その場で了承せず、支出予定を確認してから返事をしましょう。

まず、依頼された仕事について、いつ、何にお金が出ていくかを並べます。仕入れや外注に加え、専用ソフトの契約料、配送費なども洗い出します。社長が作業する案件なら、その間に別の仕事を受けられない点も判断に入れます。

• 着手前に払う仕入れ代や外注先への前金
• 作業中から納品直後までに支払う費用
• 最終入金までに支払う家賃や役員報酬など

案件の入出金を、普段使っている資金繰り表に足してください。予定どおり入金された場合に加え、一回分の入金が翌月にずれた場合も確認します。ほかの支払いが苦しくなるなら、初回の金額を増やすか、仕事を小さく区切る交渉が先です。

2. 初回入金額は、先に出る支出から決める

初回を総額の何割にするかは、業種や仕事内容で変わります。相手が提示した割合から考えると、自社の立て替えが大きくなる場合があります。次の入金までにいくら支払うかを計算してから、初回入金額を決めます。

材料を一括で買う仕事なら、少なくともその支出を賄う金額を交渉の出発点にします。外注先にも前払いするなら、その分も加えます。ただし、直接の支出を回収できても、利益や社長の作業分まで回収できたわけではありません。途中で止まったときに、どこまで負担が残るかも見てください。

先に確認したいのは、分割を希望する理由です。「社内の支払日と合わない」のか、「手元のお金が足りない」のかで、提案する条件が変わります。売上が入る予定だけを返済の根拠にしている場合は、その入金が遅れる可能性もあります。

• 分割を希望する理由を聞く
• 初回に支払える金額と日付を確認する
• 二回目以降の支払予定に無理がないか聞く

希望額が合わなければ、最初に納品する範囲を減らす方法もあります。少額で着手して全量を先に渡す条件は避け、初回の入金で進める作業を具体的に示します。

3. 回数より先に、最後の入金日を置く

月々の金額だけで決めると、回収が長引きます。先に「いつまでなら待てるか」を自社で決め、その日までに収まる支払回数を相手と相談します。創業期は資金の余裕を読みづらいため、長い支払期間を安易に約束しないほうが運営しやすくなります。

制作や業務支援なら、着手、途中成果の確認、納品といった区切りに合わせて請求を分けられないか検討します。商品を一度に渡す仕事では、納品後に提供を止める余地が少なくなります。後から回収する金額をどこまで残せるか、より慎重に判断してください。

全額を納品後に回収する条件と、入金に合わせて順に納める条件では、負担が違います。 見積書には総額だけでなく、次の項目も並べます。

• 各回の支払金額と支払期日
• 各回の入金に対応する作業や納品の範囲
• 最終入金日と振込手数料の負担者

「月末ごろ」「完成したら」では、予定がずれたときに判断できません。途中確認を支払条件にするなら、何を提出し、相手がいつまでに確認するかまで決めます。振込の申込画面だけで判断せず、自社口座への着金を確認してから次の工程へ進む運用も伝えておきます。

4. 未払い時の動きも、受注前に合意する

支払日を過ぎてから対応を考えると、気まずさから連絡を先延ばしにしがちです。契約前に、誰へ連絡するか、どの作業を保留するか、再開には何が必要かを決めておきます。

相手には「入金確認が取れない場合は、まずご連絡し、次の工程の開始を保留する条件でお願いしています」と、仕事の進め方として説明します。契約上、止められる範囲を確認せず、一方的に進行中の仕事を中断すると、別の争いにつながりかねません。保留する工程や納期の扱いは、事前に書面で合意してください。

• 期日後に入金を確認できない場合の連絡先
• 入金まで保留する作業や追加納品の範囲
• 作業再開の条件と納期の調整方法

途中解約になった場合も想定します。すでに終えた作業、購入済みの材料、外注への発注分をどう精算するかを決めます。未払い残額の一括請求や遅延損害金などを設ける場合は、独自の文言を足す前に専門家へ確認しましょう。

5. 合意した条件を残し、請求を予約する

口頭でまとまったら、着手前に契約書や注文書などへ反映します。先に見積書を出している場合は、分割条件を追記した版を送り、どの版で合意したか分かるように残します。条件を送っただけで了承されたと考えず、相手の承諾まで確認してください。

受注後は、案件ごとに総額、入金済額、未回収額、次の期日を一行で追えるようにします。一人会社なら表計算ソフトでも構いません。請求書の送付日と入金確認日をカレンダーに入れ、納品の忙しさで請求が抜けるのを防ぎます。

• 合意した契約書や注文書を案件別に保存する
• 各回の請求予定と入金状況を同じ表で管理する
• 追加注文の代金を当初の分割残額と分けて記録する

分割で受け取る場合の売上計上時期は、入金日だけでは決まりません。契約内容と納品の予定を税理士に渡し、帳簿への反映を確認します。相手から再分割を頼まれたら、元の条件を上書きする前に、未回収額と今後の支出を計算し直してください。

6. 今日やること

いま相談されている一件を使って、提示できる条件を一枚にまとめましょう。支払いの約束が固まるまでは、仕入れや外注への発注も待ちます。

• 次の入金までに出ていく費用を集計し、必要な初回入金額を出す
• 最終入金日から逆算し、各回の金額・期日・作業範囲を書き出す
• 未払い時の連絡先と保留する工程を決め、相手に条件案を送る