融資が入金されたら、銀行に何を報告する？

1. 入金された週に、提出する資料と期限を聞く

融資が入金されたら、銀行の担当者に「使った後に出す資料」と「提出する時期」を確認しましょう。入金後の報告は、金融機関や融資の条件によって異なります。毎月の報告が必要なのか、決算後の提出でよいのかを、他社の経験だけで判断しないようにします。

まず開くのは、借入契約書、融資の条件が書かれた案内、申込時に出した資金計画です。口頭で聞いた内容も含めて、提出物と期限を一枚にまとめます。分からない項目は、担当者へまとめて聞くとやり取りが減ります。

• 入金後に提出する書類と、それぞれの期限
• 設備代を払った後に必要な証拠書類
• 試算表や決算書を提出する時期と方法
• 支出の内容や金額が変わったときの連絡先

「設備の支払いが終わったら連絡します」だけでは、請求書まで必要なのか、振込記録も要るのかが残ります。何を、いつ、どう送るかまで聞き、回答のメールを融資関係のフォルダに保存してください。

2. 使い道は、申込時の計画と並べて残す

借りたお金を何に充てるかという使い道を、資金使途と呼びます。入金後は、申込時の計画と実際の支払いを照らし合わせられるように記録します。会計ソフトに入力しただけで、銀行への説明に必要な情報がそろうとは限りません。

表計算ソフトで、計画の項目ごとに支払先、支払日、金額、証拠書類の保存先を並べれば始められます。銀行から指定の様式がある場合は、そちらに合わせましょう。

• 計画上の項目と予定額
• 実際の支払先、支払日、支払額
• 請求書や振込記録の保存先
• 未払いの金額と今後の支払予定日

たとえば「店舗設備」として申請した支出を、帳簿では内装工事と什器に分ける場合があります。記録表に対応関係を残しておけば、担当者に聞かれたときに説明しやすくなります。

普段の売上も入る口座では、お金が混ざります。融資専用の口座を設ける必要があるかは銀行に確認し、同じ口座で管理する場合も、対象の支払いを後から追える状態にしておきます。振込明細だけでは購入内容が分からないため、請求書などと組み合わせて保存します。

3. 設備代は、注文から支払いまでつなげる

機械や内装、仕事用の車などに使う融資では、申込時に出した見積書と、実際に購入したものを照合できるようにします。銀行が求める資料は案件ごとに確認し、支払日になってから業者に取り寄せ直す手間を減らしましょう。

注文時の書類から納品、支払いまでを同じフォルダにまとめると、後の確認が楽になります。

• 見積書、注文書、契約書
• 請求書、納品書、検収の記録
• 領収書、振込の完了記録
• 銀行から提出を求められた写真など

着手金と残金に分けて払うなら、請求書ごとの金額と支払済みの額を記録します。振込予約の画面を保存した場合も、支払日を過ぎてから実行結果を確認してください。残高不足などで送金されていなければ、支払済みとは扱えません。

家賃や仕入れ、人件費といった日々の支払いに充てる運転資金も、対象期間と内訳を説明できるようにしておきます。個々の書類を提出する必要があるかは融資条件によりますが、求められてから記録を作るより、月末に整理する方が負担を抑えられます。

4. 買うものが変わったら、払う前に相談する

予定していた設備が欠品したり、工事費が下がったりすることはあります。変更が生じたら、別の支払いに回す前に銀行へ相談してください。同じ事業に使うお金でも、融資で認められた使い道に収まるかは、自社だけでは判断できません。

連絡するときは「予定が変わりました」で終わらせず、当初の計画と変更後の内容を並べます。差額だけでなく、なぜ変えるのか、いつ支払うのかも伝えると、担当者が確認しやすくなります。

• 変更前後の購入内容、金額、支払予定日
• 変更する理由と、事業への影響
• 差額が残る場合の金額と、その扱いについての相談

安く買えた分を広告費に使いたい場合も、先に確認します。すでに発注しているなら、その状況も隠さず伝え、追加の資料や手続きが必要かを聞きましょう。

税理士には帳簿上の処理を確認します。一方、融資条件として変更が認められるかは銀行への確認が必要です。電話で回答を受けたら、日時、担当者名、回答内容を残し、認識が合っているかメールでも確認しておくと安心です。

5. 決算の報告予定を、税理士とも共有する

設備代の報告が終わった後も、銀行から試算表や決算書などの提出を求められる場合があります。借入先ごとに提出時期を整理し、税理士にも「この時期に、この資料が必要です」と伝えましょう。

月次の数字がまだ固まっていない段階で提出日を約束すると、後から修正が必要になります。税理士が資料を用意できる日と銀行の希望日が合わなければ、早めに担当者と調整します。

• 提出する資料の対象期間と完成予定日
• 計画と実績で差が出た項目と理由
• 今後の入金、支払い、返済の見通し

売上が計画を下回ったときは、数字に理由と対応を添えます。「受注はしたものの納品が翌月にずれた」「仕入れが先行した」など、事実と今後の見込みを分けて伝えてください。

返済や支払いに不安が出た場合は、定例の報告日を待たずに相談します。その時点の預金残高と直近の入出金予定があると、状況を説明しやすくなります。条件変更などの可否は金融機関が判断します。

6. 今日やること

融資の資料を一か所に集め、次の支払日に必要な確認から済ませましょう。まずは入金後の提出物と期限を、担当者と共有するところから始めます。

• 銀行の担当者に、提出する資料、期限、送付方法を確認する
• 資金計画の横に、支払先、支払日、金額、証拠書類の保存先を記入する
• 計画から変わった支出を洗い出し、未払いのものは支払い前に相談する