資金繰りと融資・約6分
年払いのソフト、更新前に月払いと比べよう
公開・あさひ国際会計株式会社
先に結論
年払いの割引だけで決めると、更新月の支払いが重くなります。月払いとの差額と支払後の残高を並べ、次の契約期間を選びます。
1. 更新の案内が来たら、変更期限を先に見る
年払いのソフトは、年間の割引額と、払った後に会社に残るお金を比べて更新を決めます。創業時に契約した会計ソフトや仕事の管理ツールは、設立から一年ほどで更新が重なりがちです。使い続けるつもりでも、支払い方まで前回と同じにする必要はありません。
最初に開くのは、契約先の管理画面です。次回の請求日だけでなく、月払いへの変更や自動更新の停止を、いつまでに申し込むのか確認します。更新日の直前では変更が間に合わない契約もあります。
- 次の更新日と、変更手続きの締切。
- 更新後の料金と、現在の登録人数。
- 年払いから月払いへの変更が反映される時期。
契約先ごとに確認できた期限をカレンダーへ入れ、期限の少し前に判断する日を置きます。請求メールを待つだけでは、選べる時期を逃しかねません。担当者が自分一人でも、記憶に頼らず予定にしておきます。
2. 割引率より、同じ条件での年間差額
次に、今と同じ機能・人数で使った場合の料金を並べます。料金表にある「月額」が、年払いの金額を月割りで表示したものか、毎月支払う契約の料金かを見分けてください。表示だけでは、実際にいつ、いくら払うか分かりません。
比べるときは、税込・税抜の表示をそろえます。会社の口座から出る金額を見るため、支払額で整理すると扱いやすくなります。初年度の割引が終わるなら、比較に使うのは更新後の料金です。
- 月払いの一回の支払額と、一年間続けた合計を控えます。
- 年払いで次回請求される総額。
- 機能、利用人数、追加料金の条件が同じか確認します。
一年間の月払い合計から年払い総額を引くと、年払いで減らせる支出が分かります。ただし、「毎月請求される契約」と「毎月やめられる契約」は別です。 年間契約の料金を月ごとに払う仕組みなら、途中で利用をやめても支払いが残る場合があります。
解約できる時期や返金条件まで確認して、初めて対等な比較ができます。「月払いだから身軽」と思い込まず、契約期間と支払いの間隔を分けて読みます。
3. 年払いした後、次の入金まで足りるか
口座に年払い分のお金があっても、その全額をソフト代に使えるとは限りません。家賃や外注費、仕入れ、税金など、これから出ていくお金が含まれているからです。
判断する日に、現在の預金残高から次回のソフト代を引き、さらに次の入金までに予定している支払いを引きます。カード払いなら、ソフトの更新日と口座からの引落日を分けて確認してください。同じカードのほかの利用分も、その日にまとめて引かれます。
- 次の入金までに払う家賃、報酬、外注費などを並べます。
- 税金や社会保険料、仕入れなどの支払予定を加えます。
- 入金が遅れた場合に残しておきたいお金を決めます。
売上の見込みを足すときは、受注前の商談と、請求済みの入金予定を混ぜないようにします。取引先からの入金が遅れた場合も見て、年払い後の残高で支払いを続けられるか確かめます。
割引額が魅力的でも、支払後の残高が心細ければ、月払いの追加負担と手元に残せるお金を比べます。 先に一年分を払うと、そのお金は日々の支払いに回せません。創業一年目は入金時期や出費がまだ読みづらいため、年間の安さだけで決めないほうが判断しやすくなります。
4. 一年使う予定は、機能と人数から確かめる
資金に余裕があっても、使わない契約を一年延ばすと支出が残ります。創業時に試したソフトがそのままになっていないか、直近の仕事を振り返ります。
ログイン回数だけでは判断できません。毎日は開かなくても請求や記録の保管に使うソフトはあります。反対に、頻繁に開いていても、別の契約に同じ機能が含まれている場合があります。実際に何の仕事を任せているかを書き出すと、残す理由が見えてきます。
- 直近で使った機能と、それが必要だった仕事を挙げます。
- 利用していない有料アカウントがないか調べます。
- 下位プランで足りるか、ほかのソフトと機能が重ならないか確認します。
採用や事業の変更を予定しているなら、人数を減らすときの料金や、途中でプランを変える条件も読みます。来年の体制が見えない契約ほど、年払いの割引だけでは決めにくいものです。
会計や請求の記録が入っているソフトをやめる場合は、必要なデータの出力方法と、解約後に閲覧できる範囲を先に確認します。税務に関係するデータの保存方法は税理士に確認してください。
5. 決めたら、次回の請求額まで確認する
比較結果は、ソフトごとに短く残せば十分です。年払いの差額、支払後の残高、今後も使う理由がそろえば、更新する根拠になります。一方、解約条件が柔軟な月払いを選ぶなら、追加で払う金額を把握したうえで判断します。
- 年払いを続ける場合は、次の引落予定へ総額を入れます。
- 月払いに変える場合は、適用日と次回請求額を確認します。
- 人数やプランを減らす場合は、必要な機能が残るか確認します。
手続き後は管理画面を開き直し、受付メールも保存します。ボタンを押しただけで終えず、変更後の契約内容と次回の支払額まで確認して完了にします。
ほかにも年払い契約があれば、同じ一覧に更新月を加えておきます。更新が集中する月を先に知っておけば、必要な支払いを前もって資金繰りへ入れられます。
6. 今日やること
まずは、次に更新が来るソフト一つで比べてください。契約条件と口座残高を同じ日に確認し、変更期限より前に判断する予定を入れます。
- 管理画面で、更新日・変更期限・次回請求額を調べます。
- 同じ機能と人数で、月払いの年間合計と年払い総額の差を出します。
- 年払い後の残高から予定支出を引き、支払い方を決める日をカレンダーに入れます。