仕入れ先に前払いする前に確かめること

1. 振り込む前に「何が届けば完了か」を決める

初めての仕入れ先に前払いするときは、代金を払う条件と、納品が完了する条件をセットで書面に残します。 設立直後は取引実績がなく、全額前払いを求められる場合もあります。応じるかを決める前に、見積書や注文書の内容を確かめてください。

「入金確認後に手配します」とだけ書かれていたら、出荷できる在庫があるのか、入金を受けてから製造・調達するのかを聞きます。調達に時間がかかる商品では、振込日を決めても納品日は決まっていない、という行き違いが起こります。

• 商品名・型番・数量・仕様が注文内容と一致しているか
• 納期が出荷日なのか、自社への到着日なのか
• 送料や設置費など、商品代以外の負担があるか
• 一部だけ届く場合、残りをいつ納品するか

口頭で説明を受けた項目は、注文確認のメールにまとめて返信を求めます。自社のお客さんに納期を約束するのは、仕入れ先から回答を受けてからにしましょう。

2. 会社名だけでなく、今回の注文を受ける相手を確かめる

検索してホームページが見つかっただけでは、今回の担当者や振込先まで確認したことにはなりません。見積書の発行元、注文を受ける会社、代金を受け取る名義がつながっているかを見ます。

別会社や個人名義の口座を指定されたら、理由を聞いてください。収納代行などの事情があっても、誰への支払いとして扱われるのかが曖昧なままでは、後で確認する相手に困ります。

連絡先も注文前に試します。納期について問い合わせた際、回答が具体的か、担当者が不在でも確認を引き継げるかを見ておくと、入金後の連絡方法を決めやすくなります。

• 見積書に正式名称・所在地・連絡先が記載されているか
• 請求元と口座名義の関係を説明してもらえるか
• 納品や不良品について連絡する窓口が決まっているか

名義の不一致や説明の食い違いが残るなら、その場で振り込まず、注文内容と請求書を確認し直します。「今日中なら安くなる」という条件があっても、疑問を解消する前に支払日を約束しないでください。

3. 全額前払いで、次の支払いまで回るか

支払える口座残高があっても、その全額を仕入れに使えるとは限りません。振込予定日から、仕入れた商品を売って代金を回収する日までをカレンダーに書き出し、その間の家賃、給与、税金、借入返済を並べます。

創業1年目は、予定どおりに売れる量も、実際の納品にかかる日数も読み切れません。通常の予定に加え、納品が遅れた場合も見ます。遅れている間に別の仕入れ先へ発注すると、最初に出した前払金が戻る前に追加の支払いが生じます。

「今払える額」ではなく、納品と回収が遅れても会社を回せる額を、今回の前払いの上限にします。

• 前払い後に残る預金額
• 売上代金の回収までに支払う予定額
• 遅延時に必要になる代替品や追加配送の費用

計算が苦しい場合は、仕入れ先との交渉前に注文数量を見直します。単価を下げるためのまとめ買いで、翌月の支払いが詰まるなら、初回は少量で始める方が事業を続けやすくなります。

4. 分割払いは、相手の負担を聞いてから提案する

いきなり「半分だけ後払いにしてください」と伝えるより、前払いが必要な理由を聞く方が、条件を組み立てやすくなります。材料の購入費が先に必要なのか、初取引なので未回収を避けたいのかで、相談できる内容が変わるためです。

まずは注文数量を減らせないかを聞きます。次に、納品を分け、その都度支払う方法を相談します。それが難しければ、着手時と納品後など、仕事の進み具合に合わせて代金を分ける案を出します。

例えば、材料費の先払いが必要だと分かったら、次のように伝えます。「初回なので少量からお願いしたいです。材料手配時に一部を払い、残額は到着後、数量と仕様を確認してから支払う条件をご相談できますか」

• 少量を発注し、納品を確認してから追加注文する
• 注文を複数回に分け、各回の納品に合わせて支払う
• 着手時に一部を払い、合意した確認が済んだら残額を払う

分割にすると、送料や単価が上がる場合があります。増える費用と、先に渡す金額を抑えられる利点を比べて決めてください。相手が応じられなければ、数量をさらに減らす、別の仕入れ先を探す、今回は見送る、という判断も残しておきます。

5. 残金を払う条件と、届かない場合の対応まで残す

分割払いに合意できても、「残額は納品後」だけでは不十分です。荷物の到着だけで支払うのか、中身の数量や仕様を確認してから払うのかを決めます。届いたものを注文内容と照らして確認する作業を、検品と呼びます。

自社でも対応できる確認期間を設け、誰が何を見るかを決めておきましょう。使ってみないと分からない不具合がある商品なら、到着時の検品とは別に、不具合が判明した際の連絡方法や対応条件を確認します。

未納や遅延についても、連絡を待つだけの状態を避けます。納期を過ぎたらいつ回答を求めるか、納品の継続が難しい場合に返金をどう相談するかを、注文前にすり合わせてください。

• 検品する項目と、不足・破損があった場合の連絡期限
• 残額を支払う条件と支払日
• 納期変更を知らせる方法と、変更を受け入れられない場合の対応
• 未納分の返金条件、返金期限、振込手数料の負担

こうした記載があっても、払ったお金が予定どおり戻るとは限りません。書面を整えることと、初回に渡す金額を抑えることは、両方進めます。最後に、合意した条件が見積書・注文書・請求書で食い違っていないかを読み合わせてから振り込みます。

6. 今日やること

次の発注を一件選び、振込予定日より前に確認の時間を取ってください。不明点をメールにまとめれば、そのまま条件交渉の入口になります。

• 見積書を読み、納期・数量・検品・未納時の対応で未記載の項目を仕入れ先に聞く
• 前払いから売上代金の回収までの支払いを並べ、先に渡せる上限額を決める
• 少量発注か分割払いの案を一つ作り、支払条件を確定する前に相談する