売掛金リストで、回収漏れを見つけよう

1. 請求書を出した日に、リストへ一行足す

請求書を出したら、入金を確認するまで消さない一行を作ります。 保存フォルダを見るだけでは、どのお客さんから、いくら入っていないのかを探すたびに書類を開くことになります。

登記したばかりで取引が少ないうちは、表計算ソフトで十分です。売上のうち、まだ受け取っていない代金を売掛金と呼びます。その回収状況を追う表が、売掛金リストです。

作り始めるときは、これまでに出した請求書と通帳の入出金明細を並べます。未入金の請求を拾い、今後は請求書を送る作業とリストへの追加を続けて行います。月末に思い出して転記する運用だと、忙しかった日の請求が抜けやすくなります。

• 一つの請求書につき、一行を作ります。
• 請求書を送った日に、その行を追加します。
• 入金済みの行も残し、表示の絞り込みで隠します。

取引先ごとに一行へまとめると、前月分だけ未入金でも見落としがちです。同じお客さんへの請求も、請求書ごとに分けてください。

2. 最初の表は「誰から・いつ・いくら」をそろえる

項目を増やしすぎると、更新が止まります。まずは、請求の特定、未入金の発見、連絡の記録に使う列を用意します。

• 請求の特定：取引先名、請求書番号、請求書の保存先
• 期日の管理：請求日、送付日、入金予定日
• 金額の管理：請求額、入金累計額、未入金残額
• 確認の記録：最終入金日、状況、最終確認日
• 回収の行動：連絡先、対応メモ、次の行動、次回対応日

請求額には、相手が支払う総額（税込）を入れます。税込み・税抜きの売上を分析する表とは用途が違うため、銀行へ入る予定の金額と照合できる形にそろえます。

請求日と送付日は、分けておくと未送付を発見できます。請求書を作ったものの、送信していなければ相手の支払い手続きは始まりません。送付日が空欄の行を確認するだけでも、回収漏れの手前で止められます。

入金予定日には、契約や合意した支払条件に基づく日付を入れます。条件が不明なら、推測で埋めずに「支払日確認中」と記録し、相手へ確認してください。経理担当者の連絡先も一緒に残すと、営業窓口から聞き直す手間が減ります。

3. 残額と期日で、今日見る行を絞る

表を開くたびに全行を読む必要はありません。未入金残額がある行を表示し、入金予定日の早い順に並べます。そのうえで、期日を過ぎた行へ色を付けます。

「未入金残額がある」と「入金予定日を過ぎた」の両方で判定するのが基本です。期日だけで色を付けると、すでに入金済みの請求まで警告され、表示を信用しなくなります。

状況の欄は、担当する人によって表現が変わらないよう、選択式にすると扱いやすくなります。

• 送付前
• 入金待ち
• 一部入金
• 入金照合中
• 支払確認中
• 回収完了

「一部入金」でも、残額の支払期日を過ぎている場合があります。状況の表示だけで判断せず、残額と日付を合わせて見てください。

期日超過の行を見つけたら、まず最新の銀行明細を確認します。会計ソフトとの連携が遅れていたり、社名と違う振込名義で入っていたりするためです。リストには、どの日の明細まで確認したかも残します。確認前の色付き表示は、連絡を送る前に調べる合図です。

4. 一部入金やまとめ払いは、請求ごとに割り当てる

入金を見つけても、金額が近いという理由だけで回収完了にしないでください。複数の請求書をまとめた振込や、一部だけの支払いが混ざると、消した行の陰に未回収分が残ります。

分けて入金された場合は、入金のたびに日付と金額を記録し、合計をリストの入金累計額へ反映します。未入金残額は「請求額－入金累計額」で自動計算させると、手入力による消し間違いを減らせます。

一つの振込で複数の請求が支払われたときは、どの請求にいくら充てたかを記録します。同じ入金を別の行にも全額入力すると、二重に回収したように見えてしまいます。

• 分割入金は、各回の入金日と金額を残します。
• まとめ払いは、対象の請求書番号と割当額を残します。
• 振込名義が違う場合は、確認できた名義を残します。
• 金額が合わない場合は、差額と確認内容を残します。

振込手数料らしい差額があっても、すぐに残額をゼロへ書き換えないでください。負担の取り決めを確認し、会計処理は税理士に確認します。請求の訂正や値引きがあったときも、元の請求額を黙って上書きせず、訂正した書類と変更理由を残します。

5. 「連絡済み」で止めず、次に動く日を書く

期日を過ぎた請求は、確認した内容と次の行動をセットで記録します。「メール済み」だけでは、翌週に表を開いた自分が、待つべきか再連絡すべきか判断できません。

対応メモには、連絡日、相手、回答を簡潔に書きます。たとえば「経理担当へ確認。請求書が未着のため再送。受領の返事待ち」と残せば、次は到着を確認する段階だと分かります。

• 請求書の未着なら、再送後の受領確認を予定に入れます。
• 支払い手続き中なら、相手が回答した振込予定日を残します。
• 金額への異議なら、該当する見積書や納品記録を確認します。
• 返答がなければ、次に連絡する日と連絡方法を決めます。

相手から新しい振込予定日を聞いても、元の入金予定日は残します。上書きすると、当初の期日からどれだけ遅れているかが分からなくなるためです。

一人で管理するなら、毎週同じ曜日に表を開き、次回対応日が来た行を確認する予定を入れます。従業員へ任せる場合は担当者の列を足し、誰が連絡するかまで決めます。月末には、リストの残額合計と帳簿の売掛金残高の違いを税理士と確認してください。

6. 今日やること

最初から過去の全取引を整える必要はありません。現在未入金の請求をそろえ、次の確認日まで決めて運用を始めます。

• 発行済みの請求書と銀行明細を突き合わせ、未入金の請求を一行ずつ入力します。
• 未入金残額を計算し、入金予定日を過ぎた行を絞り込みます。
• 要確認の行に次の行動と次回対応日を入れ、カレンダーへ登録します。