社保と労働保険、7月までの書類と手順

1. まず、自社に必要な手続きを分けます

社会保険に加入している会社は算定基礎届を、労働保険に加入している会社は年度更新の対象かどうかを確認します。どちらも夏の手続きですが、同じ給与集計では済みません。

健康保険・厚生年金の保険料を見直すために出す書類が「算定基礎届」です。一方、労災保険・雇用保険について、前年度の保険料を精算し、新年度の見込み額を申告する手続きを「労働保険の年度更新」と呼びます。

従業員がいない一人会社でも、社長が健康保険・厚生年金に加入していれば、算定基礎届の確認が必要です。 社長自身は原則として労災保険・雇用保険の対象外なので、役員報酬だけを払っている会社に、従業員を雇う会社と同じ年度更新があるとは限りません。

最初に、加入時の控えと届いた案内を並べ、次を確認してください。

• 健康保険・厚生年金に加入している人
• 労災保険の対象となる従業員
• 雇用保険に加入している従業員
• それぞれの手続きを自分で行うか、委託しているか

税理士に給与計算を頼んでいても、保険の届出まで契約に含まれているとは限りません。窓口を税理士に確認し、提出を誰が担当するか決めておきます。

2. 6月に、二つの集計用資料をそろえます

算定基礎届の提出期間は原則7月1日〜10日、労働保険の年度更新は原則6月1日〜7月10日です。休日による締切の移動などは、その年の案内で確認します（日本年金機構・厚生労働省）。

6月に入ったら先に労働保険の集計を進め、6月支給の給与が確定したら算定基礎届を仕上げる順番にすると、作業が重なりにくくなります。

用意する資料は、次のとおりです。

• 前年度4月〜3月分と、今年4月〜6月支給分の賃金台帳
• 出勤簿、入退社日、保険の加入日が分かる記録
• 通勤手当や現物給与、賞与の内訳
• 前回の申告控え、加入時の保険料申告控え、今年届いた案内

創業1年目は、前回の年度更新の控えがないこともあります。その場合は、従業員を雇って労働保険に加入したときの申告書を探します。最初に申告した見込み額と、実際の給与を比べるためです。

3. 算定基礎届は、4〜6月に支払った給与から

算定基礎届は、原則として7月1日現在の被保険者について、4月・5月・6月に支払った報酬を届け出ます。その内容から保険料計算の基準額である「標準報酬月額」が決まり、原則9月分から適用されます（日本年金機構）。

「何月に働いたか」と「何月に支払ったか」を混ぜないようにしてください。月末締め・翌月払いなら、4月に支払った3月勤務分は、算定基礎届では4月の報酬として確認します。

集計するのは振込額ではなく、税金や保険料を引く前の報酬です。基本給だけでなく、残業代や通勤手当なども確認します。所得税では非課税の通勤手当も、社会保険の報酬には原則含まれます。

人ごとに、次の順で記入します。

• 各月の報酬額と、支払基礎日数を確認する
• 算定に含める月を判定する
• 対象月の報酬を集計し、届書に転記する
• 入社直後、休職中、報酬変更があった人を確認する

支払基礎日数は、単純な出勤日数とは限りません。月給制か日給制か、欠勤控除があるかなどで数え方が変わります。短時間勤務者には取扱いの違いもあるため、全員を機械的に3か月平均にしないでください。

6月以降に加入した人など、通常の提出対象から外れる場合もあります。途中入社や役員報酬の変更があった人は、年金事務所や社会保険労務士に確認してから仕上げます。

4. 年度更新は、前年度の精算から始めます

労働保険では、原則として前年度4月1日〜3月31日の賃金総額から保険料を計算し、すでに申告した概算保険料との差額を精算します。あわせて、新年度の概算保険料も申告します（厚生労働省）。

年度の途中で初めて従業員を雇った会社は、保険関係が成立した日以降の対象期間を集計します。今年4月以降に加入した会社なら、前年度分の精算がない場合もあるので、設立日だけで判断せず加入時の控えを確認してください。

労災保険と雇用保険では、賃金を集計する対象者が違います。 労災保険は原則としてパート・アルバイトも含む従業員が対象ですが、雇用保険は加入対象者の賃金を分けて集計します。

作業は次の順で進めます。

• 対象期間に在籍した人を、退職者も含めて洗い出す
• 労災保険用と雇用保険用に賃金総額を分ける
• 前年度の確定保険料と、申告済みの概算保険料を照合する
• 新年度の概算保険料と、申告書のその他の項目を計算する

賃金には、基本給のほか手当や賞与なども含めて確認します。年度末に締めた給与を翌月に払う場合などは、算定基礎届の「支払月」と同じ感覚で集計せず、年度更新の記入要領に沿って扱います。

保険料率は業種や年度によって異なるため、前年の数字をそのまま使わないでください。建設業など、事業の形態によって申告方法が異なる場合もあります。迷う項目は労働局や社会保険労務士に確認します。

5. 提出控えと納付、9月の給与設定まで残します

入力が終わったら、対象人数と集計額を元の賃金台帳に戻って照合します。対象者がいるのに0人・0円になっている欄は、集計から漏れていないか確認してください。

算定基礎届の提出先は加入状況によって確認が必要です。健康保険組合に加入している場合は、組合側の手続きも調べます。電子申請なら送信後の受付状況まで確認し、紙なら提出した内容の控えを残します。

年度更新は、申告を終えても納付が残ります。申告書で納付額と方法を確認し、口座振替を利用する場合も引落日と残高を確認します。

• 届書・申告書の控えと受付結果を保存する
• 労働保険料の納付日と金額を資金繰り予定に入れる
• 標準報酬月額の決定通知が届いたら給与計算へ反映する

社会保険料を給与から控除する月は、会社の徴収方法によって確認が必要です。決定通知を保管するだけで終わらせず、何月支給の給与から変更するかを給与計算の担当者と合わせます。

6. 今日やること

まず加入時の控えと今年の案内を一か所に集めます。担当者を決めたら、集計日・提出日・納付確認日を予定表に入れてください。

• 社長と従業員の保険加入状況を一覧にする
• 二つの手続きに必要な賃金台帳と出勤簿をそろえる
• 自分と委託先の担当範囲を確認し、作業日を決める