提案書を作る前に、予算をどう聞く？

提案書は、相手の予算と今回頼みたい範囲を確かめてから作り始めます。創業直後は、初めての引き合いに応えようと、詳しい資料を先に用意しがちです。ところが、提出後に「そこまでは出せません」と分かると、本業の合間に使った時間が作り直しに消えます。

初回の打ち合わせで金額の話まで進め、予算が不明なら、概算を返し、反応を確かめます。その順番を決めておくと、一人で営業と納品を担う会社でも動きやすくなります。

1. 予算の質問は、頼みたい仕事を聞いた後に

あいさつの直後に「ご予算はいくらですか」と聞くと、相手も答える材料が足りません。先に、何に困っていて、いつまでに、どこまで解決したいのかを聞きます。ホームページ制作なら、新規の問い合わせを増やしたいのか、紹介先に会社を説明するページが欲しいのかで、必要な仕事が変わります。

目的が見えたところで、「その内容で、費用はどのくらいを想定されていますか」とつなげます。聞く理由を添えるなら、「ご予算に合う範囲を考えたいので」で十分です。丁寧に言おうとして長い前置きを重ねると、かえって答えにくくなります。

初回に手元のメモへ残すのは、次の内容です。

• 今回解決したい困りごと
• 希望する完成日や利用開始日
• 今回の依頼から外せない仕事
• 費用について想定している金額や幅

すでに依頼内容がメールに書かれているなら、同じ質問を一から繰り返す必要はありません。「いただいた内容のうち、今回優先したいのはどちらですか」と確認してから金額へ進みます。

2. 「予算があります」の中身を確かめる

金額が聞けても、そのまま見積書の上限にしないでください。担当者の希望額と、社内で承認された額は違います。ほかの会社へ払う費用も含んだ総額なら、自社への発注に使える額はさらに小さくなります。

聞きたいのは、今回の依頼に使える額と、その額がどこまで決まっているかです。 質問を一度に並べず、出てきた金額を受けて、意味を一つずつ確かめます。

• 「その金額は、今回のご依頼分としてお考えですか」
• 「税込み・税抜きのどちらで見ておけばよいですか」
• 「社内で決まっている額ですか。それとも、これから相談するための目安ですか」
• 「初回の費用と、その後に毎月かかる費用は分けて考えますか」

月々の支出に上限がある相手へ、初期費用だけ安く見せても話は進みません。制作後の更新や保守を頼みたいかまで聞き、初回と継続分を分けてメモします。

承認前の額なら、誰に、いつ相談する予定かも確認します。社内で検討するための概算が欲しい段階で、細部まで完成した提案書を作る必要はありません。

3. 予算が未定なら、条件付きの概算を返す

「相場が分からないので、まず提案が欲しい」という返事もあります。予算がないと決めつけず、何を頼むとどの程度の費用になるのか、判断する材料を渡します。

この段階では、仕事の範囲を絞った概算を作ります。「原稿は御社にご用意いただき、掲載する内容を絞る場合の目安です」と、金額の前提を添えてください。金額だけが社内で転送されると、後から追加した仕事まで含まれていると思われるおそれがあります。

概算を伝えるときは、次をセットにします。

• 金額に含める作業
• 相手に用意してもらう資料や素材
• 費用が変わる条件
• 正式な見積もりを出せる時期

そのうえで、「この範囲と費用感なら、検討を進められそうですか」と聞きます。詳しい予算の開示を求め続けるより、具体的な条件への反応から、提案を作るべきか判断できます。

自分でも工数を読めない仕事は、その場で価格を約束しません。確認事項と回答日を伝えて持ち帰ります。調査自体に相応の作業が必要なら、調査を有料で受ける条件から相談します。

4. 金額に合わせるときは、仕事の範囲を動かす

提示した概算が予算を超えたら、まず自社の作業を洗い出します。制作、打ち合わせ、修正、納品後の対応まで含めて、どこに時間がかかるかを確認します。受注したい気持ちだけで値段を下げると、納品の時期にほかの仕事を圧迫します。

予算に合わせて変えるのは、納品物・作業量・役割分担です。 目的に必要な品質を保ちながら、今回扱う範囲を狭めます。

• 納品するページ数や対象商品を絞る
• 原稿や写真の準備を相手に頼む
• 打ち合わせや修正対応の回数を決める
• 優先度の低い作業を次回の発注に分ける

分けて受ける場合も、最初の納品だけで使える状態になるかを確認します。後半を発注しないと役に立たない提案では、相手は総額を判断できません。

相手から「全部必要です」と言われたら、費用か実施時期を再相談します。必要な作業を残したまま採算が合わないなら、その条件では受けられないと伝えます。予算の上限まで金額を使い切る発想も避け、依頼内容と作業量に見合う価格を出してください。

5. 提案書を書く前に、合意した範囲をメールで残す

口頭で方向が決まったら、その日のうちに短い確認メールを送ります。「伺った条件で提案を作成します」と添え、認識が違う箇所を直してもらいます。発注が決まったような書き方は避け、提案の前提を確認するメールにします。

• 今回達成したいことと納品物
• 予算の目安と税込み・税抜きの区別
• 自社と相手がそれぞれ担当する作業
• 今回含めない作業と、追加時に見積もる扱い
• 提案の提出日と、相手が検討する予定日

予算に収まることと、相手が必要な結果を得られることを、同じ範囲で確認します。 両方がそろってから提案書に着手すれば、見栄えのよい資料を作った後で条件を組み直す手間を減らせます。

6. 今日やること

次の商談で使う質問と、提案に着手する条件を手元に用意します。進行中の案件があれば、まだ聞けていない点から確認してください。

• 商談メモに「想定額・承認状況・費用に含む範囲」の欄を足す
• 主力サービスで、予算に応じて減らせる作業と外せない作業を書き分ける
• 提案待ちの相手へ、予算と依頼範囲を確認する短いメールを作る