初めて残業を頼む前に、何を届け出る？

従業員に法律の上限を超えて働いてもらうなら、先に「36協定」を結び、労働基準監督署へ届け出ます。本人が了承していても、残業代を払う予定でも、この手続きの代わりにはなりません。最初の納期が迫ってから慌てないよう、まず雇用契約書と勤務予定表を開いてください。

1. 契約上の終業時刻と、法律の上限を分ける

労働時間の上限は、原則として休憩を除き1日8時間・週40時間です（厚生労働省）。会社で決めた勤務時間を「所定労働時間」、法律による上限を「法定労働時間」と呼びます。

たとえば、契約で1日7時間勤務と決めた人に、ある日だけ1時間延長を頼む場合。その日の実働は8時間なので、週の合計も法定労働時間内なら、その延長だけを理由に36協定が必要になるわけではありません。ただし、延長分の賃金は必要です。雇用契約や就業規則で割増を約束していれば、その定めも確認します。

一方、普段から実働8時間の人に、終業後も作業を頼むなら事前の準備が要ります。パートやアルバイトも対象です。

• 雇用契約書で、始業・終業時刻と休憩時間を確認する
• 勤務予定表で、1日と週の実働時間を確かめる
• 就業規則などで、休日と残業の定めを確認する

一部の小規模事業場には週の上限の特例があり、変形労働時間制でも判定が変わります。人数が少ないだけで特例を使えるとは考えず、該当しそうなら社会保険労務士や労働基準監督署に確認してください。

2. 休日出勤は、どの休日かを先に調べる

土曜日や日曜日に出勤してもらう場合も、会社のカレンダーだけでは判断できません。法律上、原則として毎週1日、または4週間を通じて4日以上の休日が必要です（厚生労働省）。この休日を「法定休日」と呼びます。

週休2日の会社では、すべての休日が法定休日とは限りません。法定休日に働いてもらうなら、時間が短くても休日労働について36協定を整えます。それ以外の休日でも、出勤によって週の法定労働時間を超えれば、時間外労働の手続きが必要です。

• 就業規則や勤務表で、法定休日の扱いを確認する
• 出勤を頼む日と、その週の勤務時間を書き出す
• 休日の振替を考えるなら、実施前に手順を確認する

「あとで休ませるから届出はいらない」と判断するのは避けてください。後日休みを取るだけでは、すでに発生した休日労働や割増賃金が消えるわけではありません。

3. 社長が指名せず、従業員の代表を選ぶ

法定時間を超える残業や法定休日の労働について、会社と従業員側で条件を決めるのが36協定です。従業員が1人でも、対象となる残業を頼むなら協定と届出が必要です。

従業員の過半数で組織する労働組合がなければ、過半数を代表する人と協定を結びます。社長が「この人で」と指名する方法は使えません。36協定を結ぶ代表者を選ぶと伝え、投票や挙手など、従業員の過半数の支持が分かる方法で選びます。

代表者は、労働基準法上の管理監督者にはできません。役職名だけでは決まらないため、判断に迷う場合は確認が必要です。従業員が1人なら、その人が選出要件を満たすかを確かめて進めます。

• 選出に参加する従業員に、パートやアルバイトも含める
• 選出日、方法、結果を記録に残す
• 残業が必要な業務と想定時間を代表者に説明する

協定は通常、会社全体で一括ではなく事業場ごとに整えます。店舗と事務所が別にあるなら、届出の単位も相談してください。

4. 頼みたい残業を決め、開始前に届け出る

協定には、残業が必要な理由、業務の種類、対象人数、延長できる時間、有効期間などを定めます。「忙しくなりそうだから上限いっぱい」とせず、納期や月末作業から必要な時間を見積もりましょう。

時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です（厚生労働省）。一部の制度や業務には別の扱いがあります。また、臨時的な特別の事情がある場合の「特別条項」にも条件と上限があり、日常的な人手不足を埋めるために自由に使えるものではありません。

協定を結んだだけでは足りません。対象の残業を始める前に、管轄の労働基準監督署へ届け出ます。 電子申請も利用できますが、送信のエラーや返戻を放置せず、手続きの状況を確認してください。

• 厚生労働省の様式で協定内容を作成し、労使で合意する
• 開始前に届け出て、協定書と提出記録を保存する
• 協定を従業員に周知し、有効期間の終了前に更新予定を入れる

36協定は、それだけで従業員に残業を命じる根拠になるものでもありません。雇用契約や就業規則に残業の定めがあるかも、あわせて確認します。

5. 届出と一緒に、勤怠と給与を整える

手続きが済んだら、勤務時間を記録する方法を決めます。月末に本人の記憶だけでまとめる運用では、協定の上限に近づいても気づけません。始業・終業・休憩を日々記録し、社長が週ごとに残業の累計を確認する形から始めましょう。

通常の法定時間外労働には25％以上、法定休日の労働には35％以上の割増賃金が必要です。午後10時から午前5時までの深夜労働には25％以上が加わり、月60時間を超える法定時間外労働には50％以上の率が適用されます（厚生労働省）。

月給制でも残業代の計算は必要です。基本給を適当に勤務日数で割らず、計算に含める手当や時間単価を給与計算の担当者に確かめてください。

• 勤怠の記録方法と、残業を申請する手順を従業員に伝える
• 給与計算の担当者に、協定内容と勤務条件を渡す
• 上限に近づいたら、追加受注や納期を見直す

申請がなかったという理由だけで、実際に指示して働かせた時間を記録から外してはいけません。届出、日々の時間管理、賃金の支払いをそろえて運用します。

6. 今日やること

まず、次に残業を頼みそうな日を勤務表に置いてください。その日までに届出と給与計算の準備が間に合うかを確かめます。

• 雇用契約書と勤務表を開き、実働時間・休日・残業の定めを確認する
• 36協定の有無と有効期間を調べ、未整備なら代表者の選出日を決める
• 初回の残業予定をまとめ、労働基準監督署や社会保険労務士に届出の準備を相談する