名刺交換のお礼から、商談にどう誘う？

1. お礼メールには、その場で話したことを一つ

名刺交換した相手を商談に誘うなら、その場で聞いた困りごとと、自分が手伝えることをつなげて書きます。「弊社サービスをご説明したく」と切り出すより、相手が話していた仕事の続きを持ちかけるほうが自然です。

交流会から戻ると、通常の仕事に追われて連絡が後回しになりがちです。帰り道や帰社直後に名刺を見返し、会話を思い出せるうちにメモを残しましょう。翌営業日を目安に送る、と自分の予定に入れておくと動きやすくなります。日が空いた場合も、会った場所と話題を添えて連絡します。

記録するのは、相手の会社概要より、その人と何を話したかです。

• 会った交流会の名前と日付
• 相手が話していた仕事上の悩みや予定
• こちらから送ると約束した資料や情報

「資料を送ります」と約束したなら、まずその約束を果たします。初回から面談を条件にすると、資料を受け取るだけのつもりだった相手を戸惑わせます。

2. 誘い方は、相手がどこまで話したかで変える

名刺を交換しただけの相手と、「一度相談したい」と言っていた相手に、同じメールを送る必要はありません。送信前に、会話の内容を振り返ってください。

たとえば「請求書の作成に手間がかかる」と聞いていても、すぐ外注先を探しているとは限りません。自分で直したいのか、担当者を置きたいのか、外部に頼みたいのかで、聞きたい提案は変わります。困りごとを聞いた段階なら、売り込む前に現在の状況を確かめます。

• 具体的な相談を受けた相手には、話す目的を添えて面談を提案する
• 困りごとだけ聞いた相手には、自社が扱える範囲を短く伝えて関心を尋ねる
• 挨拶だけだった相手には、お礼と会話の感想を送り、面談を急がない

創業直後は、知り合った人を一人でも多く商談につなげたくなります。ただ、相手の需要が見えないまま日程だけ押さえると、双方が何を話すか分からない面談になります。提案する理由を一文で書けない相手には、お礼までで止めても構いません。

3. 「何のために話すか」が伝わるメールにする

メールは、名乗り、お礼、会話の続き、誘いの順に組み立てます。会社を設立した経緯やサービスの全機能まで書くと、返事を求めている箇所が埋もれます。

請求業務を支援する会社が、交流会で請求書作成の負担を聞いた場合なら、次のように書けます。自社のサービスと実際の会話に合わせて直してください。

件名：〇〇交流会のお礼／〇〇株式会社・△△

□□様

先日、〇〇交流会で名刺交換させていただいた、〇〇株式会社の△△です。請求書の作成を代表ご自身で担当されているお話を伺い、ありがとうございました。

月末に作業が集中するお話でしたので、当社の請求業務支援でお手伝いできる部分があるかと思い、ご連絡しました。

外部への依頼も検討されていましたら、現在の作業の流れを伺ったうえで、当社が引き受けられる範囲をご説明したいと考えています。オンラインで短くお話しする機会はいかがでしょうか。

まだ検討されていないようでしたら、その旨だけお知らせいただければ大丈夫です。

末尾には、会社名、氏名、連絡先、自社サイトを署名として付けます。送信前には、次の点を読み返しましょう。

• 相手が話していない悩みを、こちらで付け足していないか
• 自社が実際に提供している仕事だけを書いているか
• 面談で何を話すのか、読み手が想像できるか

会話の記憶が曖昧なら、「月末にお困りとのことでしたので」と決めつけず、「請求書作成のお話が印象に残りました」と、覚えている範囲で書きます。

4. 返事は一つで済むように頼む

最初のメールで、面談日程、予算、困りごと、担当者名をまとめて尋ねると、相手は調べてから返信しようとして、そのまま忘れてしまいます。一通で求める返事は、次の一歩を決めるものに絞ります。

会場で相談の約束ができているなら、日程の候補を示して構いません。関心があるか分からない段階では、まず話を聞く意向があるかを尋ねます。予約用のページを載せる場合も、それだけを送らず、何の面談かを本文に書いてください。

前の文例で「興味があります」と返事が来たら、そこで日程と所要時間を伝えます。初回に聞きたい内容も添えると、相手が資料を探すべきかどうか判断できます。

• 関心を確かめる段階では、説明を聞きたいか尋ねる
• 面談の了承後は、日時と実施方法を調整する
• 日程が決まったら、話す内容と事前準備の有無を知らせる

会社案内の添付も、相手から求められた場合や、約束していた場合を中心にします。送るときは「請求業務の支援範囲をご覧ください」と、どこを読めばよいか添えると親切です。

5. 返事がなければ、一度だけ確認して区切る

返信がない理由は、忙しい、時期が合わない、必要性を感じていないなど、メールだけでは分かりません。未返信の相手に何度も説明を追加するより、自社の運用として、少し日を空けて一度確認し、そこで区切ると管理しやすくなります。

確認のメールでは、前のメールを引用し、「先日お送りした件で、ご連絡しました。今はご予定がなければ、いったんこちらからのご連絡は控えます」と短く伝えます。返事をもらうために、根拠のない締切や残り枠を作る必要はありません。

「今は必要ない」と返ってきたら、お礼を伝えて終了します。「来月なら」と時期が示された場合は、来月に連絡してよいか確かめてから予定に入れます。

• 送信した日と、持ちかけた話題を記録する
• 返信があれば、相手の希望と次の連絡予定を残す
• 断られた場合は、再び同じ案内を送らないよう記録する

6. 今日やること

直近で名刺交換した相手から、話した内容を覚えている人を選んでください。まず一通、会話の続きとして書いて送ります。

• 名刺を見返し、会った場所と相手が話していたことをメモする
• お礼に、自社が手伝える範囲と一つの質問を添えてメールを作る
• 送信日を記録し、返信を確認する日を予定に入れる