税金と消費税・約6分
社長の出張手当、いくらなら非課税？
公開・あさひ国際会計株式会社
先に結論
社長の出張日当は、通常必要と認められる範囲なら非課税で受け取れます。金額の決め方と旅費規程、支給までの手順を整理します。
1. 旅費規程を作るだけで非課税にはなりません
社長の出張日当は、仕事のための出張で通常必要と認められる範囲なら、会社の経費として処理し、個人は所得税がかからずに受け取れます。ただし、旅費規程に書いた金額が、そのまま非課税になるわけではありません。出張の目的や行程、役職、同業・同規模の会社が支給する水準などから国税庁の基準等をもとに判断されます。
日当は、出張に伴う細かな支出などに充てるため、日数に応じて支給する手当です。新幹線代やホテル代を実費で精算する扱いとは分けて決めます。一人会社でも検討できますが、自分で決めて自分に払うからこそ、金額の根拠と仕事の記録を残します。
- 交通費は、出張に使った経路と実際の支払額を記録します。
- 宿泊費は、業務に必要な宿泊か確認して精算します。
- 日当は、出張条件と支給額を旅費規程に定めます。
設立直後なら、まず今後の出張予定を確認してください。遠方への訪問がほとんどない会社では、日当の節税額を計算するより、実費精算の仕組みを整えるほうが先です。
2. いくらにする？相場の数字だけでは決めない
「社長なら一日いくらまで」という全国共通の非課税上限はありません。ネットで見つけた日当額を、そのまま自社の安全ラインにはできません。近隣で短時間の打ち合わせをする日と、早朝から県外へ移動する日では、出張の負担も支出も違います。
最初に、直近の訪問実績と今後の予定を並べます。行き先、移動時間、滞在時間、宿泊の有無を整理し、出張先でどんな細かな支出が生じているかを確かめましょう。創業したばかりで実績がなければ、予定している出張の行程を使います。
税理士に相談するときは、希望額だけを伝えるより、次の資料があると話が進みます。
- 最近の出張の行程と、交通費・宿泊費の明細を用意します。
- 日当で賄う支出と、別途実費精算する支出を整理します。
- 同業・同規模の会社の支給水準について、確認できる資料を集めます。
そのうえで、日帰りと宿泊を分ける必要があるか、短時間の外出を対象から外すかを決めます。同業他社の資料が手に入らない場合も、推測で相場を作らず、金額の妥当性をどう説明するか税理士に確認してください。
従業員がいる会社では、役職ごとの差にも理由が要ります。社長だけ高額にしたり、同じ条件の出張でも支給する人としない人が混在すると、説明が難しくなります。個人に移したい金額から逆算せず、出張の実態から日当額を決めます。
3. 初回の支給前に、対象と精算方法を書いておく
金額の案ができたら、旅費規程を作ります。ひな型を使っても構いませんが、全国に拠点がある会社向けの条文を一人会社に移すと、実際には行わない手続きが増えます。普段の業務で運用できる内容に直してください。
特に決めておきたいのは、どこまでが通常の外出で、どこからが出張かです。距離や移動時間など、自社で確認できる条件にします。ただし、距離の基準を設けたからといって、税務上の非課税が保証されるものではありません。
- 対象者と、出張に当たる条件を定めます。
- 日帰り・宿泊ごとの日当額と、日数の数え方を定めます。
- 交通費・宿泊費の精算方法と、日当との重複を防ぐ扱いを定めます。
- 出張の記録、精算期限、確認方法、規程の適用開始日を定めます。
会社が負担した費用と日当で賄う費用が重なる場合は、どう調整するかも確認します。運用開始前に税理士へ案を渡し、社内での決定手続きは会社の機関設計に合わせて確認してください。決定日と規程の版を残し、その後の支給に使います。
過去の出張分をまとめて払いたい場合は、後から書類を整えて支給する前に相談が必要です。当時の実態や支給根拠を確認せず、帳簿だけで日当を追加するのは避けます。
4. 出張のたびに、仕事の記録と支払いをそろえる
運用を始めたら、出張から戻るたびに精算します。月末にまとめて記憶をたどるより、行程が頭に残っているうちに記録するほうが負担を減らせます。一人社長でも、出張報告と精算内容を同じ書式にまとめれば続けやすくなります。
日当は、規程の定額を支給する性質上、その額と一致する領収書を集めるものではありません。一方で、出張に行った事実と業務上の目的は説明できるようにします。
- 出張日、訪問先、目的、行程を記録します。
- 商談メールや予定表など、訪問を裏付ける資料を残します。
- 適用した日当額、対象日数、支給額を精算書に記載します。
- 会社口座からの振込など、実際の支払いの記録を残します。
私的な旅行をつなげた場合は、仕事の行程と私用の行程を分けてください。家族の交通費や観光の宿泊費まで、会社の旅費にまとめないようにします。通常の通勤や私的な外出を出張として扱うこともできません。
毎月税理士へ渡す資料には、交通費や宿泊費の証憑と一緒に日当の精算書を入れます。会計処理や消費税の扱いも確認しておけば、決算時に一年分を調べ直す手間を減らせます。
5. 社長の受取額と、会社に残すお金を一緒に見る
通常必要な範囲を超えた日当は、給与として課税される可能性があります。役員への支給では、会社側でも税務上の経費にできない場合があるため、過大な設定は税理士に確認してください。
非課税で受け取れても、会社からは現金が出ていきます。法人税が減るとしても、支給額の全額が戻るわけではありません。赤字の会社では、経費を増やしても当期の法人税負担が下がらないことがあります。
会社と社長を合わせたお金が、日当の支給だけで増えるわけではありません。 初年度は、会社の支払い余力を見ながら運用します。
- 月ごとの出張日数と日当総額を確認します。
- 支給後も仕入れや納税の資金が残るか確認します。
- 出張の実態と規程がずれたら、将来分の見直しを相談します。
利益が出た月だけ日当を上げる運用は避け、決めた条件を継続して使います。規程、出張記録、支給額がそろっていれば、税理士も実態を確認しやすくなります。
6. 今日やること
次の出張を一件選び、金額を決める材料からそろえてください。規程案と行程をセットで税理士に渡します。
- 最近または次回の出張について、行き先・目的・移動時間・宿泊の有無を書き出します。
- 日当で賄う費用と実費精算する費用を分け、旅費規程の案を作ります。
- 日当額の妥当性、適用開始日、税務処理を税理士に確認します。