税理士を替えるなら、いつ何を引き継ぐ？

税理士を替えるときは、今の契約を終える日と、新しい税理士がどの月から何を担当するかを先にそろえます。解約だけを先に進めると、決算や給与の税務処理を誰も担当していない期間が生じかねません。

創業1年目は、設立時の届出や社長が立て替えた支出の処理が途中の場合もあります。会社に残っている資料だけで足りると思わず、今の税理士が保管しているもの、作業中のものを確認してから動きましょう。

1. 契約書を開き、解約を伝える期限を調べる

変更を考えた日に、顧問契約書と申込時のメールを読み返してください。月払いでも、契約期間は年単位という場合があります。最終月の顧問料だけでなく、決算料や途中まで進んだ記帳の精算も確認します。

• 契約の終了日と自動更新の条件
• 解約を申し出る期限と連絡方法
• 未払いの報酬と終了時に発生する費用
• 資料の返却方法とデータ提供の取り決め

契約書に書かれていない点は、メールで質問して回答を残します。「来月で終わりたい」という希望と、契約上いつ終了できるかは分けて整理してください。

同時に、替えたい理由を具体的な出来事で書き出します。「相談しにくい」なら、返信に困った場面や、聞けずに残った質問まで具体的に書き出します。次の事務所には、その困り事にどう対応するかを聞きましょう。同じ不満を繰り返すのを防げます。

2. 決算前なら、申告を誰が仕上げるか決める

決算直前や申告準備中の変更では、資料の確認をやり直す時間がかかります。急いで替える事情がなければ、今の税理士に申告まで依頼し、その後の月次業務から新しい税理士へ移す案を比べます。

ただし、申告後まで待つと困り事が長引く場合もあります。新しい候補に決算月、直近の申告予定、帳簿が何月までできているかを伝え、引き受けられる範囲を確認してください。「何月から契約するか」に加え、「どの期間の、どの仕事を担当するか」を合意します。

• 決算と法人税・消費税などの申告
• 毎月の記帳と試算表の作成
• 給与に関する源泉所得税の処理と年末調整
• 提出待ちの届出や税務署からの問い合わせ対応

「決算は旧事務所、翌期の記帳は新事務所」のように分ける場合は、決算で数字が修正された後、翌期の帳簿へ誰が反映するかも決めます。打ち合わせの内容を一枚の引き継ぎ表にし、両事務所に確認してもらうと行き違いを減らせます。

3. 帳簿はPDFと取り込み用データを受け取る

次の担当が決まったら、現在の事務所へ終了の意向と引き継ぎの依頼を伝えます。受け渡す資料、提供予定日、問い合わせ先をメールに残してください。

帳簿は、画面で読める形と、新しい会計ソフトへ取り込める形の両方を相談します。PDFだけでは内容を読めても、続きの記帳に使うには入力し直しが必要な場合があります。データの形式は、取り出す前に新しい税理士へ確認します。

• 日々の取引を記録した仕訳帳と、勘定ごとの動きを追える総勘定元帳
• 月ごとの試算表と、作成済みなら決算書
• 提出済みの申告書・届出書の控えと、電子申告の受信通知
• 固定資産の一覧、借入金の残高資料、売掛金・買掛金の内訳
• 預けている領収書・請求書と、電子保存した資料の所在

まだ最初の申告をしていない会社では、申告書がないのは自然です。その代わり、設立後の届出について「提出済み」「準備中」「未着手」を分けてください。青色申告や消費税に関する届出の状況と今後の対応は、新しい税理士に確認します。

資料一覧には、対象期間と最終更新日も添えます。「帳簿一式を渡した」という報告だけでは、直近の取引まで入っているか判断できません。

4. ソフトの管理権限と未処理の仕事も引き継ぐ

クラウド会計を使っていても、税理士を替えればそのまま使い続けられるとは限りません。誰が契約し、誰が料金を払い、会社側にどの権限があるかを管理画面で確認します。

旧事務所が契約している場合は、契約の移管やデータの書き出しが可能かを相談してください。会社で契約している場合も、新しい税理士を招待する手順と、旧事務所のアクセスを外す日を決めます。

• 会計ソフトの契約者、管理者、料金の支払者
• 銀行口座・法人カードとの連携状況
• 電子申告の利用者情報の管理者と変更手続きの担当
• 資料が足りず処理を止めている取引

未処理の一覧には、「社長が立て替えた支出の領収書待ち」「入金の相手先が不明」など、止まっている理由を書きます。仮の科目に入れた取引があれば、それも伝えてください。完成済みの帳簿と思って引き継ぐと、確認が抜けるおそれがあります。

パスワードをまとめたメールは送らず、招待機能や事務所指定の安全な共有方法を使います。旧事務所の権限を外すのは、必要な申告やデータの受け渡しが終わったことを確認してからにします。

5. 受け渡しは、帳簿を開いて数字が合うまで

ファイルを送っただけでは、引き継ぎは終わりません。新しい税理士にデータを開いてもらい、対象期間と不足資料を確認します。会社側も、銀行残高、借入残高、未入金の請求書を照合するための資料を用意してください。

• 引き継ぎ前後の試算表で残高が一致しているか
• 決算後の変更なら、前期末の数字が翌期首につながっているか
• 未処理の取引について、確認する人と回答期限が決まっているか

差が出たら、取り込み漏れなのか、旧事務所での修正が未反映なのかを調べます。原因が分からないまま数字を合わせず、両事務所で確認してもらってください。

最初の月次報告を受け取る日まで決めておくと、新しい契約を日々の運営につなげられます。資料の提出先、質問の窓口、通常の返信目安も、この時点ですり合わせましょう。

6. 今日やること

まず契約書を確認し、次の候補へ現状を伝える準備を進めてください。解約の連絡日は、担当の空白が生まれない日程を組んでから決めます。

• 顧問契約書を開き、更新日・解約の申出期限・精算条件を書き出す
• 決算月、次の申告予定、帳簿の作成済み月を一枚にまとめる
• 新しい税理士の候補へ、開始希望月と引き継ぎたい業務を伝える