追加のお願い、作業前にどう見積もる？

1. 追加の依頼は、元の約束と並べて確認する

追加のお願いを受けたら、その場で引き受けず、当初の約束との差を整理してから金額と納期を返します。一人で営業も制作も担う創業期は、小さな追加でも後ろの仕事に響きます。返事は早く、着手は条件が決まってから、という順番にそろえましょう。

たとえば、会社案内の制作中に「採用にも使いたいので、もう一案お願いします」と頼まれた場面です。見た目を少し変えるだけなのか、読む相手に合わせて文章から作り直すのかで、作業量は違います。「少し直すだけ」という相手の説明を、そのまま見積もりの前提にはできません。

依頼を受けた日のうちに、見積書や発注メールを開き、次の項目を照合します。

• 成果物の種類、点数、ページ数
• 想定する用途と、納品するデータの形式
• 含まれる修正の回数と対応範囲
• お客さんが用意する原稿や素材
• 提出日と、返事をもらう予定日

元の書類に書いていなければ、商談時のメールや議事メモも確認します。記載が曖昧な部分を、後から一方的に追加料金の対象にすると話がこじれます。「当初は会社案内用の一案を想定していました。今回の採用向けの案について、変更範囲を確認させてください」と、双方の認識を合わせるところから始めます。

2. 約束を満たす修正か、新しい作業か

見積もる前に、なぜ変更が必要になったのかを確かめます。自社が原稿を転記し間違えた場合と、お客さんが掲載内容を後から変えた場合では、対応の考え方が異なるためです。

約束した内容を満たすための修正と、依頼内容が変わったための作業を分けます。 自社のミスを直す部分は、通常、追加見積もりから外して扱います。一方、新しい用途への展開や成果物の追加は、元の契約に含まれるかを確認したうえで見積もります。

境目が曖昧なら、「何を直すか」に加えて「なぜ直すか」まで聞きます。

• 誤記や仕様との食い違いを直すのか
• 合意済みの内容を別の内容に変えるのか
• 成果物の数や使う場面を増やすのか
• 提出後に新しい担当者の要望が加わったのか

一つの依頼に両方が混ざることもあります。その場合は、当初の範囲で対応する部分と、追加見積もりを出す部分を分けて伝えます。依頼全体にまとめて料金を付けるより、相手も社内で説明しやすくなります。

付き合いを考えて無償で受ける場合も、対象と回数をメールに残しましょう。今回は見出しの差し替えまで、再構成は別途相談、と境目を示せば、次の依頼を判断する基準になります。

3. 手を動かす時間以外も見積もりに入れる

追加作業の金額は、変更点を実際の作業に分けてから組み立てます。文章を差し替える依頼でも、元データの確認、レイアウトの調整、表示の点検、再提出が必要です。打ち合わせや確認の時間を抜くと、受けるほど予定が詰まります。

手元のメモに、作業ごとの所要時間と外部への支払いを書き出します。

• 要望の整理と不足資料の確認
• 制作、設定、修正などの実作業
• 動作や表示、内容の点検
• お客さんへの説明と合意した範囲の再調整
• 外注、素材購入などの追加費用

過去に似た仕事をしていれば、予定時間より実際にかかった時間を参考にします。そのうえで自社の料金基準に照らし、提示額を決めます。見積書には社内の時間計算をすべて載せる必要はありませんが、何を納める金額なのかは書きます。

納期も同時に計算します。追加分の作業時間だけでなく、資料が届く日、確認の返事を待つ日、すでに受けている仕事を予定表に置きます。金額だけ先に了承をもらい、納期を後回しにしないことです。

内容を調べないと作業量が読めないときは、見積もりの前提が未確定だと伝えます。詳しい調査そのものに費用がかかるなら、調査の範囲と料金を先に相談し、調査後に本作業を見積もる順番にします。

4. 「お願いします」の対象を一通にまとめる

提示するときは、追加金額だけのメールにせず、変更内容と日程を一緒に送ります。相手が読み返したときに、何を頼んだか分かる形にするためです。

追加見積もりには、次の内容をそろえます。

• 追加・変更する作業と、今回含めない作業
• 追加料金と、税込・税抜の区別
• 納品日と、元の納期への影響
• 資料の受領日と、確認の返事をもらう期限
• 修正に対応する範囲と、請求・支払いの条件

メール本文は、「採用向けの一案を追加し、既存案の納期も変更する見積もりです。記載の内容・金額・納期をご確認のうえ、ご返信ください」といった短い説明で足ります。相手の社内手続きで発注書が必要なら、その受領まで予定に入れます。

急いでほしいと言われたら、納期をそのまま約束する前に、選べる対応を示します。元の納期を守るために追加部分を後日納品する、必要な箇所だけ先に仕上げる、といった提案です。予算が合わない場合も、値引きだけで調整せず、成果物や対応範囲を減らせないか相談します。

電話で了承された場合は、その日のうちに内容をメールで送り、認識が合っているか返信をもらいます。着手の目印は、内容・金額・納期について相手の了承がそろったことです。 契約で変更手続きが決まっている場合は、その方法に従います。

返事待ちの間に、追加分まで進めてしまわないようにしましょう。元の作業を続けると手戻りが出るなら、影響する部分を示して、一時停止する範囲も相手と決めます。

5. 今日やること

直近の案件を一つ開き、追加依頼が来ても判断できる状態に整えます。書類を全面的に作り直すより、今の見積書に足りない項目を補うところから始めてください。

• 進行中の案件で、成果物・修正範囲・納期がどこに書かれているか確認する
• 追加見積もり用に、変更内容・料金・納期・了承欄をまとめたひな形を作る
• 返事待ちの追加依頼があれば、着手前に条件を一通のメールにまとめて送る