初めて電子契約を送る前に決めること

1. 送る前に、契約内容をメールで固める

電子契約は、契約内容と相手の署名者を確認してから送ります。商談がまとまった勢いで送信すると、「金額は社内確認中だった」「契約は別の部署が担当している」と差し戻され、着手が遅れることがあります。

一人社長なら、初回は送信予定日の前に確認の時間を取りましょう。見積書だけで合意したつもりにならず、契約書の最終案を相手に見てもらいます。金額が同じでも、作業範囲や支払日が商談と違えば、修正が必要です。

メールには、確認してほしい点を絞って書きます。説明を何往復も重ねるより、未確定の項目を相手が答えやすい形にしておくと進めやすくなります。

• 契約する会社の正式名称を確認する
• 仕事内容・納期・金額・支払条件の最終案を共有する
• 電子契約で進めてよいか、利用サービスの指定があるかを聞く
• 社内確認が終わる予定日と、締結したい日をすり合わせる

初めて使うサービスなら、自社で用意したテスト用の文書で操作を試します。相手が受け取るメールや、完了後に取得できる書類を見ておくと、質問にも答えやすくなります。

2. 商談の担当者が、そのまま署名者とは限らない

契約を承認する権限のある人と、その人に届く送信先をセットで確認します。 名刺にある肩書だけで判断せず、商談の担当者に社内の契約手順を聞きましょう。

確認メールは、「電子契約の送付にあたり、貴社で本契約を締結する権限をお持ちの方の部署・役職・氏名と、送信先メールアドレスをご指定ください」で足ります。担当者の確認後に上司が署名する会社もあれば、契約窓口が一括して受け付ける会社もあります。

相手が法人なら、契約の当事者は通常その会社です。署名する個人の名前と、契約書に記載する会社名を混同しないようにします。代表者以外が署名する場合も、権限を任されているか確認し、回答を契約書と一緒に残します。

• 契約当事者となる会社名・所在地を確認する
• 署名者の部署・役職・氏名・契約権限を確認する
• 内容確認者と署名者が別なら、回覧の順番を聞く
• 完了通知を受け取る担当者を確認する

共有メールアドレスを指定されたら、誰が受け取り、誰が署名操作をするのかまで聞きます。署名者本人が操作する前提のサービスでは、その使い方に合う宛先か確認が必要です。返事が曖昧なままなら送信を待ち、契約窓口に確認してもらいます。

3. 宛先と添付ファイルは、送信画面でも照合する

相手から宛先を教わっても、入力ミスや過去の連絡先の選択は起こります。入力後に、返信メールに書かれたアドレスと一文字ずつ照合しましょう。氏名が合っていても、ドメインが違う場合があります。

見積書を何度か直した案件では、古い契約書を選ぶミスにも気をつけます。パソコン上のファイル名を見るだけで終わらせず、電子契約サービスに取り込んだ文書を開き、金額と条件を読み直します。

• 送信先の氏名とメールアドレスを照合する
• 契約書にある会社名・金額・日付を確認する
• 別紙や仕様書の添付漏れを確認する
• 署名欄の位置と、署名する順番を確認する
• 閲覧できる相手と、完了通知の宛先を確認する

複数ファイルを同時に送信できず、別紙や仕様書を一つのPDFに結合する必要があるサービスもあります。利用するサービスの仕様を確認しましょう。

サービスに追加の本人確認機能があれば、相手が対応できるかも含めて設定を決めます。認証方法によって確認できる内容は異なるため、金額が大きい契約や長期契約では、操作の簡単さだけで選ばないようにします。

契約日と業務の開始日が違うときは、それぞれの意味を整理してください。署名が遅れたからといって、過去の日付へ自己判断で書き換えず、相手と扱いを確認します。

4. 送信済みでは、締結完了にならない

送った後は、必要な署名がそろったことまで確認します。 自社だけが署名を終えた状態や、相手が文書を開いただけの状態を、完了と取り違えないようにしましょう。

送信直後には、普段の連絡先へ「電子契約を送りました。差出人は〇〇です。届かない場合はご連絡ください」と知らせます。締結希望日も添え、相手が初めて使うサービスなら操作案内を渡します。

進捗は、商談の記録と同じ場所で追えば十分です。小さな会社では、別の管理表を増やすより、送信日と次の確認日を予定に入れるほうが続けやすくなります。

• 送信日・締結希望日・次の確認日を記録する
• 未完了なら、宛先違いや社内承認待ちがないか聞く
• 完了通知を受けたら、全員の署名状況を確認する

誤った宛先や文書で送った場合は、サービス上の取消機能を確認して処理し、相手にも連絡します。取消操作だけで、相手がダウンロードしたPDFファイルまでは消えません。

締結後に修正が必要になったら、手元のPDFだけを直して済ませないでください。変更内容について合意し、変更契約などの形で記録を残します。

5. 完了した日に、契約書と記録を保管する

締結後は、契約書を取り出せる状態まで整えて一区切りです。電子契約サービスにログインできれば十分と思っていると、解約時や担当者変更時に書類を探すことになります。

まず、締結済みの契約書と、誰がいつ手続きしたかを示す記録を保存します。記録の名称はサービスによって異なり、「締結証明書」などと呼ばれる場合があります。取得できるファイルの種類と、解約後の閲覧条件を確認しましょう。

• 締結済みの電子ファイルを、取得した状態で保存する
• 締結証明書や操作履歴など、取得できる記録を保存する
• 署名権限や最終条件を確認したメールを残す
• 更新日・解約の申出期限をカレンダーに登録する

電子で交わした契約書は、税務上の電子取引データに該当し、電子データでの保存が義務づけられています。 紙への印刷だけで保存を済ませることはできません。保存期間や検索方法など、自社で満たすべき条件は税理士に確認してください。

保存先は会社の管理するフォルダにそろえ、契約日・取引先名・契約名で探せるようにします。顧客情報や契約金額を含むため、従業員全員に公開する設定は避け、業務上必要な人に閲覧権限を絞ります。

6. 今日やること

最初の一通を送る案件を選び、相手への確認と社内の保管準備を済ませましょう。

• 商談の担当者へ、署名者・契約権限・送信先・回覧順を確認するメールを送る
• 最終版の契約書を開き、会社名・金額・日付・別紙を照合する
• 締結済みファイルの保存先を決め、完了確認日をカレンダーに入れる