契約後、初回打ち合わせまでに送るメール

1. 契約が決まった日に、次の予定を伝える

契約が決まったら、その日のうちを目安に、お礼と次の予定をメールで送ります。詳しい案内をすぐに用意できない場合も、「明日、初回打ち合わせの候補日をご案内します」と連絡すれば、お客さんは待っていてよいと分かります。

創業したばかりの会社では、営業した社長がそのまま実務も担当しがちです。受注の翌日から別の仕事に追われ、気づくと連絡が空いてしまいます。記憶に頼らず、契約成立を確認した時点で最初のメールを送る習慣にします。

冒頭は「このたびはご依頼いただき、ありがとうございます」で十分です。その後に、これから進めることを短く並べます。

• 契約済みのサービス名と、今回担当する範囲を伝えます。
• 初回打ち合わせまでの流れを伝えます。
• お客さんに最初にお願いしたい返答を一つ示します。

例えば、「初回打ち合わせに向け、日程を調整させてください。事前資料は、日程確定後に共有方法をご案内します」と書きます。担当者が商談時から変わるなら、新しい担当者の名前と連絡先も添えます。

この段階で、契約にない作業や納期を勢いで約束しないようにします。商談中の希望と契約内容が違っていたら、案内を送る前に確認します。

2. 支払いと日程調整は、契約の条件で順を決める

次に、契約書や合意済みの発注内容で、支払いと着手の条件を確認します。前払いか後払いかによって、送る案内は変わります。請求書を送った状態と、入金を確認した状態は分けて管理します。

前払いの約束なら、請求書を送る際に支払期限と、その後の流れを添えます。「請求書を添付しました。契約に沿って、ご入金を確認した後に作業を開始します」と書けば、支払いが何につながるか伝わります。

日程を先に調整してよい契約なら、入金待ちの間に候補日を送って構いません。一方、初回打ち合わせ自体が有料業務の開始に当たる場合は、入金前に実施してよいかを契約に照らして判断します。

候補日のメールには、返信だけで予定を決められる情報をそろえます。

• 日付と曜日、開始時刻、所要時間を記載します。
• オンラインか訪問かを示します。
• 参加してほしい担当者と、その理由を伝えます。
• 候補が合わない場合の返答方法を添えます。

「ご都合はいかがでしょうか」だけでは、何度も往復しがちです。「下記の候補から、ご都合のよい日時をお知らせください。難しい場合は、別の候補をお送りください」と頼みます。

入金も日程も未確定なのに、カレンダー上では開始済みになっていないか、自分の予定表も確認します。

3. 入金を確認したら、お礼と次の依頼を送る

銀行口座などで入金を確認したら、契約先と金額を照合してから連絡します。振込名義が違う場合や、同じ金額の入金が重なった場合は、推測で処理しません。

文面は「ご入金を確認しました。ありがとうございます。初回打ち合わせに向け、下記の資料のご共有をお願いします」と続ければ十分です。支払いを済ませたお客さんに、入金確認のないまま資料だけ催促すると、手続きが進んでいるのか分かりにくくなります。

請求書の発行から入金まで、自分用の一覧には次を残します。

• 請求書を送った日と支払期限を記録します。
• 入金を確認した日と金額を記録します。
• 確認メールを送った日を記録します。

期限を過ぎても入金が見当たらないときは、まず口座と振込名義を見直します。そのうえで、「現時点で弊社口座への入金を確認できておりません。お手続き状況をお知らせいただけますか」と確認します。お客さんから振込済みと連絡があっても、口座での確認が済むまでは、その状況を分けて記録しておきます。

後払いの契約なら、この入金確認の工程は支払期日後の業務として扱い、初回の準備を進めます。

4. 資料は「初回で使うもの」から頼む

事前資料の依頼は、最初の打ち合わせで何を決めたいかを整理してから送ります。手元にあるものを全部送ってもらうと、相手は探すだけで疲れてしまいます。こちらも読む時間が増え、肝心の準備が遅れます。

依頼する資料には、使い道・共有方法・期限を添えます。 例えば制作の仕事なら、「掲載内容を相談するため、現在の会社案内と商品一覧をご共有ください」と書きます。まだ資料がない会社には、「未作成の場合は、その旨だけご返信ください」と逃げ道を用意します。

依頼する際は、次の項目をそろえます。

• 資料名は、相手が手元で探せる呼び方にします。
• 共有先は、指定のフォルダなど一つにまとめます。
• 期限は、打ち合わせ前に自分が確認できる日を指定します。
• 用意できない資料は、当日聞き取るか後日提出かを伝えます。

共有フォルダを使うなら、送信前に相手が開ける設定かを確認します。閲覧だけでよいのか、ファイルを追加してもらうのかでも必要な権限は違います。顧客名簿など、初回の相談に不要な情報まで一括で求めないようにします。

受け取った後は「資料を受領しました」で終わらせず、ファイルが開くか、依頼したものがそろっているかを確認します。不足があれば、追加で必要なものだけを返します。

5. 前日の案内で、当日決めることをそろえる

日程が決まった時点で、日時と参加方法を確定メールに残します。さらに前日を目安に、参加用リンクや訪問先、当日決めたいことを短く再送します。相手が過去のメールを何通も探さずに済む形にします。

「明日はよろしくお願いします」に続けて、「当日は、優先して進める作業と、双方の担当、次回までの予定を確認します」と書けば、参加者も準備しやすくなります。

送信前には、次を点検します。

• 開始時刻と参加用リンクが、予定表と一致しているか確認します。
• 受領済みの資料と、まだ届いていない資料を分けます。
• 当日決めたい事項が、契約した範囲に収まっているか確認します。

資料が未着なら、打ち合わせを実施できるかをこちらで判断します。進められるなら「未共有の項目は当日お伺いします」と伝えます。資料なしでは相談が進まない場合は、予定の直前まで待たず、提出見込みと日程変更を相談します。

6. 今日やること

直近で受注した一件を開き、どの連絡まで済んでいるかを確認します。次に送るメールを書き終えたら、送信予定も予定表に入れます。

• 契約書で、支払期限と着手条件を確認します。
• お礼、日程候補、最初の依頼をまとめたメールを作ります。
• 入金確認、資料の受領確認、前日の案内を自分の予定表に登録します。