初回商談の前に聞くことを一枚にまとめる

1. 商談メモは、商品説明より先に用意する

初回商談の前に、相手に聞くことを一枚にまとめておきましょう。困りごと、予算、決裁者、希望時期の順で枠を作れば、話に夢中になって見積もりの前提を聞き忘れるのを防げます。

創業直後は、ようやく取れた商談で自分のサービスを詳しく話したくなるものです。ただ、相手が頼みたい仕事の範囲をつかめないまま説明すると、商談後に「何を提案すればよいのか」で手が止まります。提案書を作り直す時間は、本業の時間も削ります。

前日までに、紙や普段使っている文書ソフトで次の枠を用意してください。会社名や事業内容など、ホームページで分かることは先に書いておきます。

• 困りごと：今のやり方、困った場面、仕事への影響
• 予算：想定額、含めたい費用、未定なら判断材料
• 決裁者：導入を決める人、相談する人、社内の手順
• 希望時期：使い始めたい日、その理由、準備に必要な時間
• 次の行動：誰が、何を、いつまでにするか

一枚に並べるのは、質問の台本よりも、提案に必要な情報の空欄です。 上から読み上げず、相手が先に話してくれた内容はその枠に記入します。冒頭に「合う進め方を考えたいので、まず今の状況を伺ってもよいですか」と伝えると、質問へ入りやすくなります。

2. 困りごとは「直近の出来事」から聞く

「何かお困りですか」だけでは、「集客を増やしたい」「効率化したい」と広い答えになりがちです。最初は相談したきっかけを聞き、その後で最近起きた出来事に話を進めます。

たとえば「問い合わせ対応が大変」と聞いたら、すぐに自動返信の仕組みを勧めず、現在の対応を確かめます。返信に時間がかかるのか、担当者が不在なのか、同じ質問が多いのかで、引き受ける仕事が変わるからです。

• 「今回、相談しようと思ったきっかけは何ですか」
• 「最近では、どんな場面で困りましたか」
• 「今は誰が、どのように対応していますか」
• 「それで、ほかの仕事にどんな影響が出ていますか」
• 「どうなれば、頼んでよかったと思えそうですか」

全部を聞く必要はありません。話が具体的なら先へ進み、抽象的な答えが続く箇所だけ掘り下げます。

メモには、相手の言葉と自分の推測を分けて残してください。「返信が翌日になる」は聞けた事実でも、「そのせいで注文を逃している」は未確認かもしれません。提案の根拠に使う前に、「返信の遅れで注文を見送られたことはありますか」と確かめます。

最後に「まず減らしたいのは、夕方にまとめて行っている返信作業、という理解で合っていますか」と短く返します。ここで認識が合うと、予算の話にも目的が生まれます。

3. 予算が未定なら、金額を無理に引き出さない

困りごとが見えたところで、「対応に使える予算は、もう決まっていますか」と聞きます。最初から金額だけを尋ねると、相手も何にいくら必要なのか判断できません。

予算がある場合は、金額に含める範囲まで確認します。ホームページ制作なら、制作費だけなのか、公開後の更新や保守も含むのかで提案は変わります。月額と一括、税込と税抜の認識もそろえてください。

• 「初期費用と毎月の費用は、分けて考えていますか」
• 「その金額には、どこまでの作業を含めたいですか」
• 「予算を決めるために、どんな情報が必要ですか」

未定なら、予算欄は「未定」のまま、決め方を残します。 「社内で費用対効果を説明したい」「ほかの方法と比べたい」など、相手が判断するために必要な情報を聞きましょう。

自社の提供価格や最低限必要な作業が決まっていれば、範囲とセットで目安を伝えます。「この範囲なら、この価格帯です」と説明して反応を確かめると、条件が合わないまま細かな提案書を作るのを避けられます。その場で答えられない金額は、確認して返す期限を伝えれば十分です。

4. 「誰が決めるか」は社内の進め方として聞く

担当者が前向きでも、その場で発注が決まるとは限りません。「決裁権はありますか」と尋ねるより、「提案をお渡しした後、社内ではどのように検討されますか」と聞くほうが、実際の流れをつかめます。

小さな会社でも、代表が費用を決め、実際に使う従業員が操作性を確かめる場合があります。誰の何の不安に答える必要があるかを確認してください。

• 「最終的には、どなたが導入を決めますか」
• 「実際に使う方にも、先に確認したいことはありますか」
• 「社内で説明する際、どんな資料があると進めやすいですか」

記録するのは名前だけでなく、役割と確認事項です。「代表が費用を確認」「担当者が作業手順を確認」と書けば、次に用意する資料が見えてきます。

別の人の確認が必要なら、担当者の意向を聞いたうえで、次回の同席を相談します。自分だけで先方の代表へ連絡すると、商談相手との信頼を損ねかねません。

5. 希望時期を聞いたら、最後に次の約束を決める

「いつまでに欲しいですか」には、納品日、契約日、使い始める日が混ざります。「実際に使い始めたいのはいつですか」と聞き、その日付の理由まで確かめましょう。

イベントや店舗の開業など動かしにくい予定があるのか、できれば早くという希望なのかで、組む工程は変わります。期限が迫っていると分かった場合は、予算や決裁者より先に時期を確認して構いません。

• 「使い始めたい日と、その理由を教えてください」
• 「素材の準備や内容確認は、どなたが担当しますか」
• 「その日までに、社内の検討時間はどれくらい必要ですか」

自社の作業時間だけで納期を約束せず、相手の準備や確認にかかる時間も含めて考えます。間に合うか未確認なら、「工程を確認して、対応できる範囲と日程をお返しします」と伝えます。

商談の終わりには、困りごとと条件を短く読み返し、空欄を確認します。回答が出なかった項目は、誰がいつ確認するかを決めてください。

次の行動は、相手と自分の両方について書きます。 「当社が金曜までに概算を送る」「先方が翌週火曜までに代表へ確認する」と合意できれば、「検討します」で止まりにくくなります。

6. 今日やること

次の商談用に一枚を作り、聞けていないことを書き込める余白を残してください。商談が終わったら、そのメモから確認事項を相手へ送ります。

• 困りごと・予算・決裁者・希望時期・次の行動の枠を作ります。
• 相手の公開情報を記入し、最初に聞く質問を一つ選びます。
• 商談後にメモを見直す時間を、予定表に入れます。