初めて外注する前に決めること

初めての外注は、頼みたい仕事を一つに絞り、「何が届いたら完了か」を書いてから見積もりを頼みます。忙しいからと説明を省くと、確認と修正で、かえって社長の手間が増えてしまいます。

創業直後なら、ホームページ全体を任せる前に案内ページを一つ、営業資料を一式頼む前に主力商品の説明資料を一つ、と小さく区切ると進めやすくなります。最初の一件で、説明にかかる時間や外注先との連絡のしやすさも確かめられます。

1. 「どこまで頼むか」を見積もり前に書く

「営業資料をきれいにしてほしい」だけでは、文章の書き直しまで含むのか、見た目を整えるだけなのかが伝わりません。依頼する仕事と、自分が用意するものを分けて書きます。

たとえば、商談で使う会社案内を頼むなら、「原稿と写真は自社で用意し、外注先には構成の提案とデザインを頼む」と決めます。原稿がまだなければ、執筆も見積もりに含めてもらうか、自分で書く日を確保します。

法人が個人の外注先に原稿の執筆料やデザイン料を支払う場合、原則として所得税等の源泉徴収が必要です。漏れると追徴課税につながるため、支払前に税理士へ対象・計算方法・納付期限を確認します。個人事業主が発注する場合は、発注者の状況によって義務の有無が異なります。

任せる範囲と自社に残す作業を、同じ依頼文に書くと、準備漏れに気づきやすくなります。

• 用途：初回商談で画面共有し、終了後にメールで送る
• 対象：会社紹介と主力サービスの説明資料
• 支給物：原稿、ロゴ、掲載する写真
• 依頼範囲：構成の提案、デザイン、PDFの作成
• 対象外：印刷、撮影、ホームページへの掲載

フリーランス新法の対象となる外注先（従業員を使用しない個人など）に業務委託する際は、取引条件を直ちに書面やメール等で明示する法的義務があります。上の依頼範囲だけでは足りず、双方の名称、委託日、業務内容、納期・納品場所、報酬額、支払期日など、法定の事項を示します。

また、契約名が業務委託でも、働き方の実態によっては外注費が給与と判断されることがあります。勤務時間・場所の拘束や仕事の進め方への指揮監督なども判断材料です。契約前に税理士へ実態を伝え、契約内容と税務上の扱いを確認しましょう。

参考資料を渡すときは、「この色が好み」「料金が探しやすい配置にしたい」と、参考にする箇所も添えます。完成品を一つ見せるだけでは、外注先が別の部分を参考にしてしまうかもしれません。

2. 完成の条件は、受け取って確かめられる形に

「おしゃれに」「使いやすく」だけで完成を判断すると、修正の終わりが決まりません。好みを伝える資料に加えて、受け取ったときに確認する条件を用意します。

会社案内なら、指定した内容が入っているか、商談用のパソコンで文字が読めるか、リンクが開くかを確認します。数字やサービスの説明が正しいかは、事情を知る社長が見る必要があります。外注先が整えた文章も、そのまま承認せず読み直します。

後で料金や連絡先を変える予定があるなら、PDFだけでは足りない場合があります。編集用ファイルも納品に含むか、自社のソフトで開けるかを見積もり時に聞いておきます。

• 内容：掲載する項目と、使ってほしくない表現を指定する
• 形式：PDFと編集用ファイルなど、必要な形式を指定する
• 動作：リンクや表示を確認する端末・ソフトを決める
• 素材：写真やフォントの利用条件を確認する

「納品された」と「自社で使える状態になった」を分けて確認するのが、最初の外注で見落としやすいところです。編集用ファイルが届いても、有料フォントが手元になく表示が崩れることがあります。納品基準には、使う環境も含めておきましょう。

3. 締切は、社長が確認する日から逆算する

来月の商談に間に合わせたいなら、商談当日を納期にしないようにします。受け取って確認し、直してもらい、実際の画面で試す時間が必要です。

依頼前にカレンダーを開き、社長自身が初稿を見られる日を押さえます。その日から逆算して初稿の提出日を相談し、修正後の確認日と最終納品日を決めます。自社の原稿提出が遅れた場合の扱いも、先に話しておくと予定を組み直しやすくなります。

途中では、全体を仕上げる前に構成案や一部のページを見せてもらいます。方向が違っていたとき、完成後に直すより双方の負担を抑えられます。

• 着手前：支給物を渡す日と、連絡する窓口を決める
• 制作途中：構成案や試作を確認する日を決める
• 初稿提出後：修正指示をまとめて返す日を決める
• 最終納品後：内容を確認し、受領の連絡をする日を決める

修正回数だけでなく、何を修正に含めるかもそろえます。合意した内容の誤りを直す場合と、社長の判断でページを追加する場合では、作業量が違います。追加を頼むときは、費用と納期への影響を聞いてから進めてもらいます。

4. データは必要な分だけ、期限つきで渡す

資料制作に顧客名簿が不要なら、名簿は渡しません。過去の提案書を参考にしてもらう場合も、顧客名、担当者の連絡先、個別の取引条件を削ったコピーを用意します。ファイル内のコメントや別シートに情報が残っていないかも確認します。

共有フォルダは案件専用に作り、必要な外注先だけが開ける設定にします。社内資料が全部入ったフォルダを、そのまま共有するのは避けましょう。

ホームページの作業では、対応しているサービスなら外注先専用のアカウントを発行し、必要な操作だけ許可します。社長が使う共通のIDとパスワードを渡す前に、別の方法がないか確かめます。

• 共有前：不要な個人情報や取引情報を取り除く
• 作業中：第三者への共有や生成AIへの入力の可否を伝える
• 終了時：共有権限を外し、データの返却・削除を確認する

成果物の保管先と管理権限は、自社で引き継げる状態にします。 制作を任せても、公開後の更新のたびに外注先の返事を待つ状態では困ります。納品時には自社の保存先へファイルを移し、開けることを確認してください。操作手順や素材の利用条件も、一緒に残しておきます。

5. 今日やること

外注先への問い合わせは、依頼メモができてから送ります。書いていて空欄が残ったところは、相談したい事項として添えれば十分です。

• 今週手放したい仕事を一つ選び、用途・依頼範囲・自分が用意するものを書く
• 納品物の形式と完成の条件を決め、カレンダーに自分の確認日を入れる
• 渡す資料を専用フォルダに集め、不要な情報と共有権限を点検し、個人への依頼なら税理士に源泉徴収の要否を聞く