お客さんを紹介されたら、最初にどう動く？

紹介を受けたら、まず紹介者にお礼を伝え、相手が連絡を待っているかを確認します。名前を聞いただけなのか、商談の約束までできているのかで、次の動きが変わります。受注を急ぐより、誰が何を伝えた状態なのかをそろえるほうが、最初の会話を進めやすくなります。

1. まず、紹介者がどこまで話したかを聞く

「知り合いに困っている人がいる」と言われても、その人があなたの会社への相談を希望しているとは限りません。連絡先を受け取ったら、できればその日のうちにお礼を返し、紹介の経緯を聞きましょう。

確認したいのは、詳しい予算や社内事情よりも、連絡を始めてよい状態かどうかです。相手が紹介を了承しているか、最初は誰から連絡するかを先に決めます。

• 相手は何に困っていると聞いているか
• 自社の商品やサービスをどこまで説明したか
• 自分から直接連絡してよいと相手に確認済みか
• メール、電話、紹介者を交えたやり取りのどれを希望されているか

「ご紹介ありがとうございます。先方には、弊社から直接メールを差し上げるとお伝えいただいていますか」と聞けば、次の動きを確認できます。

まだ相手に話していなければ、転送用の短い自己紹介を渡します。会社名、誰のどんな困りごとに対応するか、相談方法を数行にまとめ、紹介者から先方へ送ってもらいましょう。了承を得るまでは、聞いた連絡先を営業リストに加えたり、一斉配信メールを送ったりしない運用にします。

2. 最初のメールは、相談してよい相手かを確かめる

直接連絡してよいと確認できたら、先方が希望する時期に合わせて連絡します。指定がなければ、翌営業日までを自社の目安にすると、紹介者も状況を把握しやすくなります。すぐに打ち合わせの時間を取れなくても、挨拶と日程相談は先に送れます。

件名は「〇〇様からのご紹介／△△のご相談」のように、つながりと用件が分かる形にします。本文には長い会社紹介を貼らず、相手が返事をするために必要な情報を入れます。

• 紹介者の名前と自分の会社名・氏名
• 紹介者から聞いている相談内容
• 認識が合っているかの確認
• 次にお願いしたいことを一つ

例えば、「〇〇様より、予約受付の作業を減らしたいと伺い、ご連絡しました。現在もご相談先をお探しでしたら、一度お話を伺えればと思います。メールでのご相談と短いオンライン打ち合わせでは、どちらがご都合よろしいでしょうか」と書きます。

紹介者から聞いた話には、「伺いました」と添えます。本人に確認する前から「御社の課題はこれです」と決めつけると、相談しづらくなるためです。紹介者が同席する予定なら、その旨も最初に伝えておきます。

3. 初回の会話で、引き受ける範囲をそろえる

紹介経由だと、双方が説明を省きがちです。相手は「紹介者と同じ料金で頼める」と思い、こちらは「サービス内容を理解している」と思っているかもしれません。

打ち合わせでは、まず本人の言葉で困りごとを聞きます。そのうえで、対応できる範囲、費用が発生する段階、今後の進め方を説明しましょう。紹介者との関係と、今回の取引条件は分けて確認します。

• 何を、いつまでに改善したいか
• 今回どこまでの作業を頼みたいか
• 予算の目安と、最終的な意思決定者はどなたか
• 次に誰が、何を、いつまでに用意するか

無料で話を聞くつもりでも、その場で調査や資料作成まで約束すると、本業の時間を圧迫します。「今日は状況を伺い、作業範囲と料金をお送りします」と、相談の着地点を先に伝えると進めやすくなります。

要望が自社の対応範囲を超える場合は、紹介者への遠慮から引き受けず、できる部分と難しい部分を説明します。会話の後は、合意した内容と次の期限を短いメールで残します。見積もりを出す予定なら、送付日も決めておきましょう。

4. 返事がないとき、紹介者に催促を頼む？

初回メールに返事がなくても、すぐに紹介者へ催促を頼むのは避けます。先方が忙しいだけなのか、まだ相談する段階でないのかは、こちらからは分かりません。

例えば、初回連絡から数営業日後に一度だけ確認する、という社内ルールを決めます。「先日ご連絡した件で、念のため再送しました。時期が先でしたら、ご都合のよい頃にお声がけください」と、返事を急がせない文面にします。相手から回答予定日を聞いているなら、その日まで待ちます。

• 送信先の間違いや送信エラーを確認する
• 決めておいた日に、短い確認メールを送る
• 反応がなければ追いかけるのを止め、状況を記録する

紹介者には「ご連絡しましたが、まだお返事はいただいていません。少し間を置きます」と事実だけ伝えれば足ります。連絡先が正しいか不明な場合は確認を頼めますが、返事をするよう説得してもらう必要はありません。

5. 結果は知らせる。相談の中身は広げない

紹介者への報告は、受注が決まったときだけにしません。連絡がついた、打ち合わせをした、今回は見送ったという区切りで知らせると、「あの紹介はどうなっただろう」と気にさせずに済みます。

ただし、先方が話した予算や経営上の悩み、見積書の内容まで共有してよいとは限りません。紹介へのお礼と、相談内容の共有は別に扱います。 詳細を伝える必要がある場合は、先方に共有先と内容を確認します。

• 連絡後は「ご挨拶できました」と知らせる
• 商談後は「ご相談を伺い、提案を準備しています」と知らせる
• 終了時は、受注・見送り・保留の結果とお礼を伝える

見送りなら、「今回はご依頼には至りませんでしたが、おつなぎいただきありがとうございました」で十分です。相手への不満や、断られた理由の推測は書きません。受注した場合も、金額や契約条件を報告する必要はありません。

一人で営業を回す会社なら、紹介者、紹介日、先方への連絡日、次の予定、報告済みかを一つの表に残します。受注の有無だけを記録するより、お礼や返事の漏れを見つけやすくなります。

6. 今日やること

今受けている紹介を一件選び、連絡を始めてよい状態か確かめましょう。まだ紹介がなければ、転送用の自己紹介を用意しておきます。

• 紹介者への確認事項を、普段使うメモに保存する
• 会社名、対応する困りごと、相談方法を数行にまとめる
• 紹介の記録欄を作り、次の連絡日と報告日を入れる