税務調査はいつ来る？1年目からの備え

1. 「設立何年目に来る」とは決まっていません

税務調査への備えは、1年目の取引から始めます。設立後、一定の年数が過ぎた会社だけが対象になる制度ではありません。「うちはまだ小さいから」「赤字で税金が少ないから」と、準備を後回しにしないようにしましょう。

税務署が申告内容や帳簿を確認する税務調査には、会社ごとに決まった訪問周期がありません。創業間もない時期でも対象になり得ます。ただし、会社に税務署から電話があっただけで、実地調査と決まったわけでもありません。提出書類の確認や、申告内容への問い合わせの場合もあります。

社長が今から調査時期を予測する必要はありません。帳簿の数字から、元の取引と支払いまでたどれる状態を、毎月作っておけばよいのです。

• 設立以来の届出書・申告書と、提出を確認できる控えをまとめます。
• 税務署から届いた郵便や連絡内容は、日付を付けて残します。
• 顧問税理士がいる場合は、調査対応が契約に含まれるか確認します。

2. 領収書だけで、仕事の支出だと説明できますか

領収書には、何を買ったかが十分に書かれていない場合があります。飲食店のレシートを見ても、誰と何のために会ったかは分かりません。仕事の支出として処理するなら、その事情も残します。

一人社長の会社では、個人のカードで会社の備品を買う、会社の口座から私用の代金を払うといった混在が起こりがちです。支払った口座だけで経費かどうかを決めず、取引の中身を確認してください。私用分が混ざったら、その部分を分けて税理士に伝えます。

「会議費」と科目を付けただけでは、説明は増えません。会食なら相手と用件、出張なら訪問先と目的を、予定表や経費精算の記録に添えます。長い報告書は不要ですが、数か月後の自分が読んで思い出せる程度には書きましょう。

• 会食の記録には、参加者と仕事上の用件を添えます。
• 立替経費には、支払った人と会社からの精算日を残します。
• 私用と仕事用が混ざる支出には、分けた根拠を残します。

後から記憶だけで説明を作ると、予定表やメールと食い違うことがあります。記録が不足していた支出は、分かる事実を整理し、経費としての扱いを税理士に確認します。

3. 売上は、入金だけでなく納品から追います

通帳に入った金額をそのまま売上にすると、未入金の仕事を帳簿に載せ忘れるおそれがあります。反対に、仕事が終わる前に受け取った代金は、前受金として扱う場合があります。売上を計上（記録）する時期は取引内容で変わるため、最初の請求を出す段階で税理士と処理を決めておきましょう。

特に見直したいのは、決算月とその翌月の取引です。期末までに納品した仕事が翌月の売上に混ざっていないか、先に請求しただけの案件をどう扱うかを確認します。契約書だけでは完了日が分からないなら、納品メールや相手の確認連絡も一緒に残してください。

取引の流れが分かれば、入金との差額も説明しやすくなります。振込手数料や決済サービスの利用料が引かれている場合、差額を売上から落としてよいか自己判断せず、処理を確認します。

• 契約・注文の記録と、請求書を結び付けます。
• 納品日やサービスの提供期間が分かる記録を保存します。
• 入金日・入金額と、請求額との差額の理由を記録します。

「請求した」「仕事が終わった」「入金された」を分けて残すと、税理士も計上時期を判断しやすくなります。

4. 月末に、説明できない残高を減らします

毎月の入力が終わったら、会社の預金残高が通帳や銀行明細と合っているか確認します。現金を扱う会社なら、手元の現金も数えて帳簿と比べます。合わないまま翌月へ進むほど、原因を探す範囲が広がります。

創業直後は、社長が会社へ入れたお金や、会社のために立て替えたお金が増えます。会社と社長の貸し借りは、経費とは分けて確認してください。社長からの振込を売上にしていないか、同じ領収書をカード明細と立替精算で二重に入力していないかも見直します。

書類は取引先名や月ごとなど、普段の作業に合う分け方で構いません。税理士に渡した後も、会社側で取り出せるようにしておきます。保存期間は書類や会社の状況で異なるため、廃棄前に税理士へ確認してください。

• 預金・現金の帳簿残高を、実際の残高と照合します。
• 内容が分からない入出金は、明細やメールで確認します。
• 社長との貸し借りは、発生日・理由・精算状況を確認します。

修正が必要になったら、元の記録を消してつじつまを合わせず、変更内容と理由が追える形で直します。申告済みの期間に関わる誤りは、処理する前に税理士へ相談しましょう。

5. 調査の連絡が来たら、その場で推測して答えません

実地調査では、原則として事前に調査日時や場所、対象となる税目・期間などが通知されます。ただし、事前通知をしない場合（無予告調査）もあります。連絡を受けたら、担当者の氏名と所属、連絡先、通知内容をメモし、顧問税理士へ連絡・相談します。

その場で過去の取引を聞かれても、覚えていないことを推測で埋める必要はありません。「帳簿と資料を確認して回答します」と伝え、確認が必要な事項を残します。日程の都合が悪い場合や、資料の用意に時間がかかる場合も、税理士と相談して担当者に伝えてください。

• 調査対象の期間と、準備を求められた資料を確認します。
• 税理士の立会いの可否と、追加費用を確認します。
• 資料を探す担当と、当日の説明をする人を決めます。

税理士が未定なら、通知内容を伝えたうえで、税理士事務所へ相談できるか問い合わせます。過去の申告書、帳簿、取引資料の所在を先に整理すると、引き継ぎが進めやすくなります。

6. 今日やること

まずは今月分を開き、説明できない取引を一つ減らしましょう。過去の資料に不足が見つかったら、残っている明細やメールから順に確認します。

• 今月の帳簿と銀行明細を比べ、不明な入出金に印を付けます。
• 直近の会食・出張・立替経費に、相手や目的、精算状況を追記します。
• 税理士へ、資料の不足と調査対応の契約範囲を確認する連絡を入れます。