問い合わせから受注まで、どこで減っている？

問い合わせから受注までの件数を月末に並べると、翌月どこに手を入れるかを絞れます。売上だけを見て「もっと営業しよう」と動く前に、お客さんとの話がどこまで進んだかを数えてみてください。

創業したばかりなら、表計算ソフトの一枚で始められます。営業の記録を細かく残すより、同じ数え方で毎月続けるほうが、変化をつかみやすくなります。

1. 最初に、仕事が決まるまでの段階をそろえる

受注までに商談と見積もりがある会社なら、次の区切りで記録します。自社で普段使っている言葉に変えて構いません。

• 問い合わせ：商品やサービスについて具体的な相談を受けた
• 商談：面談や電話などで、希望や条件を聞いた
• 見積もり：金額と対応範囲を提示した
• 受注：契約や注文書など、自社で決めた方法で発注を確認した

商談の予定を入れただけなら、まだ商談済みには含めません。「お願いすると思います」という返事も、受注とする条件を満たすまでは返事待ちにします。数え方が月ごとに変わると、営業が良くなったのか、記録の違いなのかを判断できません。

メールだけで見積もりを出す仕事なら、「問い合わせ→見積もり→受注」で十分です。実際には通らない段階を、集計のために増やす必要はありません。

2. 一つの相談を一行にして、日付を残す

今月分から、相談ごとに一行ずつ記録してください。同じ案件でメールを何往復しても、問い合わせは一件です。同一の会社から別の仕事を相談された場合は、別案件として扱います。

表には、次の項目があれば月末に振り返れます。

• 案件名と問い合わせ日
• 問い合わせの入口（紹介、ホームページなど）
• 商談日、見積提出日、受注日
• 現在の状態（進行中、受注、見送り）
• 次に連絡する日と、見送りの場合は分かった理由

理由は「予算が合わない」「時期が先になった」など、相手から聞けた範囲で記入します。返信がないだけで「価格が高かった」と決めつけないでください。不明なら、不明のまま残します。

過去一年分を埋め直そうとすると、本業の合間には続きません。まず今月受けた相談と、現在動いている案件を記録し、商談や見積提出のあとに日付を足します。

3. 今月の問い合わせと今月の受注を割らない

月末の集計では、同じ月に問い合わせがあった案件を、ひとまとまりで追います。 今月の受注には先月以前の相談が混じるため、今月の問い合わせ数で割ると、受注まで進んだ割合を読み違えます。

たとえば、今月受けた問い合わせが十件で、その十件の到達状況が次のとおりだったとします。件数は説明用の仮の数字です。

• 問い合わせがあった：十件
• 商談まで進んだ：六件
• 見積もりまで進んだ：四件
• 受注まで進んだ：二件

受注した二件は、商談六件と見積もり四件にも含まれます。これは今いる場所ごとの件数ではなく、そこまで進んだ件数です。

この時点では、問い合わせから商談へ進んだ割合は六割です。ただし、商談に進んでいない四件がすべて見送りとは限りません。来月の面談を予定している案件もあれば、返信を待っている案件もあります。

そこで、段階の間に残った案件について、進行中か見送りかを確認します。返事待ちを失注として数えないことが、改善箇所を選ぶ土台です。翌月末には、前月のまとまりも更新してください。受注まで時間がかかる仕事ほど、初月だけでは結果を判断しにくくなります。

4. 減った件数の大きさだけで直す場所を決めない

先ほどの例では、問い合わせ十件から商談六件になる間に、四件の差があります。まずこの四件を読み返しますが、差が最大だからといって、すぐに商談の取り方を変えるとは限りません。

対象外の地域からの相談が多かったのか、返信が遅れたのか、日程が決まらなかったのか。原因によって、翌月の作業は変わります。

• 対応地域が合わない相談が続いた：問い合わせページに対応地域を明記する
• 日程調整の途中で止まった：最初の返信で候補日時を提示する
• 商談後に予算が合わないと分かった：商談前に料金の目安を伝える
• 見積提出後、判断時期が分からなくなった：提出時に検討予定日を聞く

対象外の相談が減れば、問い合わせ総数は減っても、社長の対応時間を受注につながる相談に回せます。件数の減少をすべて悪い変化と捉えないでください。

創業直後は、案件一件で割合が大きく動きます。「受注率が半分になった」という数字だけで値下げを決めず、何件中の何件なのか、どんな相談だったのかまで読みます。

5. 翌月は一か所だけ変えて、同じ条件で見る

直す候補が複数あっても、翌月に試す変更は一つに絞ります。 返信文、料金、見積書を同時に変えると、何が効いたか分からなくなるためです。

日程調整で止まる相談が続いていたなら、「最初の返信に候補日時を入れる」を翌月の作業にします。月末には、問い合わせから商談までの件数と、調整中の案件を確認します。

変更を決めた日に、短くメモを残してください。

• 変えること：最初の返信に候補日時を入れる
• 確かめること：日程が決まらない案件が減ったか
• 見直す時期：翌月末に確認し、進行中の案件はその後も追う

翌月に割合が上がっても、紹介経由の相談が増えた影響かもしれません。入口や案件の規模も見て、変更の効果と決めつけずに判断します。件数が少なければ、同じやり方でもうしばらく記録を続けます。

6. 今日やること

まずは、今動いている相談の行き先が分かる状態にします。月末の予定表にも集計する時間を入れ、記録を営業の判断につなげてください。

• 表計算ソフトに案件一覧を作り、問い合わせから受注までの段階を決める
• 今月の相談と進行中の案件を入力し、返事待ちと見送りを分ける
• 月末に段階別の件数を数え、止まった理由を読んで翌月の変更を一つ決める