失注の記録から、来月の営業を決めよう

1. 失注した案件は、月末まで寝かせない

失注したら、やり取りを覚えているうちに記録し、次の商談で変える行動を一つ決めます。創業したばかりの会社では、提案書も見積書も社長が作ります。受注できなかった仕事に使った時間を、次の営業に生かすところまで済ませましょう。

断りの連絡には、検討へのお礼を伝えます。預かった資料の扱いや、返答が必要な事項があれば、この時点で片づけます。値下げした提案をすぐに送り直すと、相手が決めた理由を聞けないまま、価格の話に戻ってしまいます。

その後、メールや予定表を見ながら、案件ごとの記録を残します。新しい管理ソフトを入れなくても、表計算の一枚で始められます。

• 相談の入口と、相手が解決したかった困りごと
• 提案した範囲と、見積書を送った日
• 商談が止まった段階と、最後に届いた返事
• 提案や打ち合わせに使った時間

返事が来ない案件は、失注した案件と分けます。連絡する予定日を決め、受注見込みに含めるかも見直してください。

2. 「高かった」は、まだ原因の途中です

記録には、相手が話した事実と、自分の推測を分けて書きます。「今回は予算が合わないと言われた」は事実です。「競合より高かった」は、比較先の条件が分からなければ推測にとどまります。

同じ「高い」でも、依頼範囲が広すぎたのか、効果が伝わらなかったのか、そもそも今は支出できないのかで、次にすることが変わります。理由が曖昧なまま価格を下げても、受注につながるとは限りません。

追加で質問する前に、自分の記録で分かることを探します。最初の相談には「急ぎで一部分だけ頼みたい」とあったのに、全体の提案書を作っていたなら、確認不足はすでに見えています。

• 予算や依頼範囲を、提案前に確認したか
• 導入したい時期と、その理由を聞いたか
• 社内で誰が検討し、誰が決めるかを確認したか
• 提案後に返答する日を、相手と相談したか

分からない箇所は「不明」と残して構いません。想像で欄を埋めると、翌月の営業計画まで想像に引っ張られます。

3. 先に直すのは、繰り返している手戻り

月末には、その月に失注した案件を並べます。件数が少ないうちは、一件の反応だけで商品の需要や価格を決めつけず、商談のどこで負担が生じたかを見てください。

たとえば、希望時期を聞く前に提案書を作り、提出後に「導入はまだ先」と分かる案件が続いていたとします。この場合、先に直す候補は提案書の見栄えより、作成前の聞き取りです。受注まで進んだ案件でも時期を先に確認していたなら、試す理由が増えます。

一方、相手の事業中止など、自社の営業では変えにくい事情もあります。すべての失注を社長の説明不足に結びつける必要はありません。

改善の候補は、次の点で比べます。

• 別の案件でも同じ行き違いが起きているか
• 社長の作業時間を多く使っているか
• 自社の手順を変えれば試せるか

創業一年目は、営業の型を一度に作り込もうとすると、本業が止まりがちです。来月試す変更は、一つに絞ります。ほかの候補も残し、試した結果を見て順番を入れ替えましょう。

4. 「提案を改善する」を予定表に変える

営業計画には、何を変えるかだけでなく、どの相手に、いつ実行するかまで入れます。「ヒアリングを強化する」では、忙しい日に元のやり方へ戻ってしまいます。

希望時期の確認漏れを直すなら、来月の初回商談を対象にします。商談用のメモへ「いつから使いたいか」「その時期に始めたい理由」を追加し、提案書の作成前に確認する手順へ変えます。従業員が窓口を担当する場合は、誰が聞き、どこへ記録するかも決めておきます。

計画の一行には、次の項目をそろえます。

• 対象：来月、初回商談をする見込み客
• 行動：希望時期と依頼範囲を聞いてから提案書を作る
• 担当と期限：商談担当者が、提案作成に着手する前に記録する
• 確認方法：週末に商談メモと提案作業の時間を見返す

すでに予定表が納品作業で埋まっているなら、営業の予定を置ける時間から決めます。新規への連絡、商談、提案作成を全部増やす計画は続きません。確認項目を増やす代わりに、初回から作っていた詳しい資料を簡単にするなど、作業を減らす判断も組み合わせます。

5. 再連絡は、相手の状況が変わる時期に

失注先への再連絡も、来月の計画に入れる候補です。ただし、すべての相手に同じ案内を送ると、連絡する側も受け取る側も負担が増えます。

「予算を決める時期に検討する」「移転が終わってから相談したい」と聞いているなら、その事情を記録します。再連絡の了承がある場合は、約束した時期に状況を尋ねます。連絡を断られた相手は対象から外してください。

月末の振り返りでは、受注の有無に加えて、変えた手順が役に立ったかを確かめます。商談から契約まで時間がかかる仕事では、翌月に受注が出なくても、不要な提案作業を減らせたかは確認できます。

• 再連絡する理由と時期が決まっているか
• 商談で追加した確認を実行できたか
• 条件が合わないまま提案した案件が減ったか
• 次の打ち合わせや返答日を決められたか

商談の記録が増えてから、変更を続けるか、聞き方を直すかを判断します。受注だけを見て、毎月すべての手順を変えると、何が効いたのか分からなくなります。

6. 今日やること

まずは直近の失注一件を開き、来月の予定表に行動を一つ入れてください。記録を整える作業は、その行動を決められるところで区切ります。

• メールと商談メモを読み、相手の発言、自分の推測、不明な点を分けて書きます。
• 次の商談で試す変更を一つ選び、使うメモや確認欄に反映します。
• 実行する商談と振り返る日を予定表に入れ、担当者を決めます。