インボイス登録後、届いた請求書はどう確認？

1. 届いた日に確認し、月末は未処理だけ追う

受け取った請求書は届いた日に確認し、月末には不足や修正待ちだけを見直す流れにします。本業が忙しい一人会社でも、支払いの準備と一緒に進めれば、決算前に何か月分も探す負担を減らせます。

自社がインボイスに登録しても、取引先から届く請求書がすべて適格請求書になるわけではありません。代金を払う前に、誰から何を買った書類なのか、必要な記載がそろっているかを見ます。

まず税理士に、今期の消費税をどの方法で計算する予定か聞いてください。売上にかかる消費税から、仕入れや経費にかかる消費税を差し引くのが「仕入税額控除」です。その計算に受け取ったインボイスが関わりますが、簡易課税などを使う場合は確認の意味合いが変わります。

• 請求書の受取先を、会社のメールや共有フォルダにまとめます。
• 今期の消費税の計算方法と、会計ソフトへの入力方法を税理士に確認します。
• 月末の支払いを準備する日に、請求書の確認時間も設けます。

請求内容の確認と、消費税の処理の確認は分けて考えます。 書類に不備があっても、商品やサービスの代金を支払う義務が消えるわけではありません。

2. 最初の請求書で、番号と取引日時点の登録を照合

新しい取引先から最初の請求書が届いたら、「T」に続く13桁の登録番号を探します。法人番号が書いてあるだけでは、インボイスの登録番号を確認したことにはなりません（国税庁）。

記載があれば、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で検索します。番号が実在するかに加え、表示される名称が請求元と合っているか、取引日時点で登録が有効だったかを確認してください。請求書の発行日だけを見て判断しないようにします。

屋号と公表される氏名が違うなど、見比べても分からない場合は発行元に問い合わせます。番号を検索できたという理由だけで、別の事業者の番号を受け入れないためです。

• 請求書の登録番号を公表サイトで検索します。
• 公表される名称と請求元の対応を確認します。
• 登録年月日や取消・失効の情報を見て、取引日と照合します。
• 確認日と結果を、取引先一覧や会計ソフトのメモに残します。

公表サイトでの検索結果を毎月保存することが、一律に求められるわけではありません。継続先は毎月の請求書に番号や社名の変更がないかを見て、変更の通知や疑問があったときに再照合する運用を税理士と決めます。

3. 登録番号があっても、宛名と税額を見落とさない

番号があるだけで確認を終えないでください。 通常の適格請求書では、発行元の氏名・名称と登録番号のほかに、次の記載を見ます（国税庁）。

• 商品の引渡しやサービス提供などの取引年月日
• 商品名や作業内容と、軽減税率の対象である場合はその旨
• 税率ごとに区分した税抜きまたは税込みの合計額と適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 請求書を受け取る会社の氏名・名称

創業直後は、契約時の個人名が宛名に残っていることがあります。法人宛てに直す必要があるか、発行元へ確認しましょう。納品内容や請求額も注文書と突き合わせます。税務上の形式が整っていても、二重請求や数量の間違いは別に確認が必要です。

ただし、小売店や飲食店などが発行する「適格簡易請求書」は、宛名を省略でき、税率と税額の記載にも通常の適格請求書と異なる扱いがあります。宛名のないレシートを、その理由だけで不備と決めないでください。

また、請求書と納品書など、関連が明確な複数の書類で必要事項を満たす場合もあります。月次請求書に取引の明細がなければ、対応する納品書も一緒に残します。

4. 不足があったら、発行元に直してもらう

番号が見当たらないときは、まず別紙やダウンロード画面に記載がないか探します。それでも分からなければ、登録済みかどうかを発行元に尋ねます。登録済みで記載漏れなら、修正した請求書などの交付を依頼してください。

連絡は「消費税の経理処理のため、登録番号を記載した請求書をお送りいただけますか」で十分です。宛名や税額も違っていれば、一度の連絡でまとめて伝えます。

• 不足している項目を発行元に伝えます。
• 依頼日と返答予定日を一覧に記録します。
• 修正版が届いたら内容を確認し、元の書類との対応を残します。

受け取った側が請求書へ勝手に番号を書き足し、適格請求書として扱うのは避けます。先方が未登録なら、修正版を待ち続けず、未登録である旨を税理士に伝えましょう。

インボイスがない支出にも、経過措置や帳簿のみの保存で控除が認められる例外があります。取引日、内容、金額などで扱いが変わるため、自己判断で控除を全額外したり、全額差し引いたりせず、税理士に確認します。

5. 保存と会計入力をつなぎ、月末に漏れを拾う

確認が済んだ書類は、後から会計ソフトの入力と照合できる形で保存します。メール添付のPDFやサイトから取得した請求書は、原則として電子データの保存が必要です。印刷だけで済ませず、検索や改ざん防止に関する保存要件も税理士に確認してください（国税庁）。

ファイル名は「取引日・取引先・金額」などにそろえると探しやすくなります。ただし、名前を整えただけで保存要件をすべて満たすわけではありません。

• 電子の請求書はデータを保存し、紙の書類は月別にまとめます。
• 納品書や修正版は、対応する請求書と一緒に探せるようにします。
• 入力済み、支払済み、修正待ちを区別して記録します。
• 月末にカード明細や振込記録と照合し、書類の不足を拾います。

カードの利用明細だけでは、原則としてインボイスの代わりになりません。ネット購入や月額ソフトは、販売元の画面から請求書・領収書を取得します。初月に取得場所をメモしておくと、翌月の作業が楽になります。

6. 今日やること

今月分から始めて、判断に迷う書類を税理士へまとめて渡しましょう。

• 新しい取引先の請求書を開き、登録番号と取引日時点の登録状況を確認します。
• 保存先を決め、今月の請求書を「確認済み」と「修正・確認待ち」に分けます。
• 税理士に今期の消費税の計算方法を確認してください、迷う書類を添えて処理を確認します。