あと何件受けられる？来月の仕事量を計算

来月の受注枠は、働ける時間から営業・事務・受注済みの仕事を引いて決めます。カレンダーの空白を全部制作や作業に使う前提で注文を受けると、請求書を作る夜や、次のお客さんを探す時間が足りなくなります。

創業したばかりなら、仕事に何時間かかるか分からない部分もあるはずです。まず仮の数字で枠を作り、実際にかかった時間で直していきましょう。件数を出すだけなら、カレンダーと一枚の表から始められます。

1. 来月働ける時間を、予定から積み上げる

月末に翌月のカレンダーを開き、仕事に使える日と時間を書き出します。平日でも、通院や家族の予定で半日しか働けない日は、その分を減らしてください。休日や夜の作業を最初から当てにすると、予定が崩れたときの逃げ場がなくなります。

たとえば、来月は20日、各日8時間働くと仮定すると、合計は160時間です。これは計算用の例で、目標の労働時間ではありません。ご自身が無理なく続けられる働き方に置き換えてみてください。

• 終日働ける日と、半日だけ働ける日を分ける
• 休暇や私用など、仕事に使わない時間を外す
• 日ごとの時間を足して、翌月の合計を出す

従業員がいる場合も、全員の時間を一つに足す前に担当を分けます。社長しか商談や最終確認を担当できないなら、ほかの人の手が空いていても、そこで仕事が滞ってしまいます。受注数を増やせるかは、作業担当と確認担当の両方で確かめてください。

2. 営業と事務は、注文がなくても先に引く

次に、納品作業以外で使う時間を確保します。創業1年目は、口座や会計の設定、税理士との打ち合わせなど、慣れていない事務にも時間がかかります。先月の予定やメールの履歴を見返すと、見落としていた用事を拾えます。

ここでは160時間のうち、営業に32時間、事務に24時間、急な対応のために16時間を空けると仮定します。納品に使えるのは、160−32−24−16＝88時間です。この配分は目安の比率ではなく、計算の例です。

• 営業には、見込み客への連絡、商談、提案の準備を入れる
• 事務には、記帳資料の整理、請求、支払い、社内の連絡を入れる
• 予備の時間は、予定外の修正や体調不良に備えて空ける

営業と事務を引いた残りが、納品に使える時間です。 売上が欲しい月ほど営業の枠を削りたくなりますが、今月の作業で埋め尽くすと、翌月の商談が途切れてしまいます。

予備をどのくらい取るか迷ったら、直近の週で予定が何時間ずれたかを振り返ってください。記録がなければ仮置きし、毎週の実績を見て増減させます。

3. 一件の時間は、準備から修正まで数える

受注枠を件数に変えるには、一件を終えるまでの時間が必要です。パソコンに向かって制作した時間だけで割ると、多く受けられるように見えてしまいます。受注後の打ち合わせや資料確認、納品後の修正も含めて数えましょう。

たとえば、似た内容の仕事について、次の時間がかかったとします。

• 受注後の打ち合わせと資料確認に2時間
• 制作や実作業に7時間
• 確認と納品の連絡に1時間
• 見積もりに含む修正に2時間

この仕事は、一件12時間で見積もります。受注前の提案準備を営業の枠に入れたなら、ここでは重ねて数えません。

過去の実績があれば、似た仕事を数件選んで比べます。短時間で終わった一件だけを基準にせず、資料不足や修正で延びた理由も確認してください。まだ初受注なら工程ごとに仮の時間を置き、作業した日に開始・終了時刻を残します。

仕事内容が違うものは、別々に計算します。「軽い更新作業」と「新規制作」を同じ一件として扱うと、件数は予定内でも時間が足りません。受注枠は、まず時間で管理し、同じ種類の仕事だけ件数に換算します。

4. 受注済みの残りを引くと、追加の枠が出る

納品に使える88時間から、すでに約束した仕事のうち、来月に行う分を引きます。今月受けた注文でも来月に作業が残るなら、その時間を入れてください。反対に、終わった工程をもう一度数える必要はありません。

仮に、受注済みの仕事が来月40時間残っていれば、新しい注文に使えるのは48時間です。一件12時間の同種の仕事なら、48÷12＝4件が追加受注の候補になります。

• 受注済みの案件ごとに、残っている工程を書き出す
• そのうち来月に行う作業時間を合計する
• 納品に使える時間から引き、新しい仕事の時間で割る

計算で端数が出た場合、通常の一件を丸ごと引き受ける枠には数えません。また、返事待ちの見積もりは受注済みと分けつつ、複数が同時に決まった場合に収まるかも見ておきます。

仮押さえするなら、回答を待つ日も決めて伝えましょう。空き枠が動くなかで、以前出した見積もりの納期をそのまま約束しないようにするためです。

5. 月に入っても、納期前に収まるとは限らない

4件という計算が出ても、すべて月初納品なら受けきれない場合があります。最後に週ごとの予定へ落とし込み、打ち合わせ、作業、確認をどこに置くか見ます。

たとえば、ある週の納品作業枠が16時間で、受注済みの仕事が10時間あれば、残りは6時間です。一件12時間の仕事を、その週だけで終える約束はできません。月後半が空いていても、先に来る締め切りには使えない時間です。

顧客の資料提出や返答を待つ期間も考えます。社内の作業時間が足りていても、確認が納期直前になれば修正が収まりません。見積もりを出す前に、次の条件をそろえます。

• 着手に必要な資料を受け取る日
• 顧客に途中確認をお願いする日
• 修正を反映して納品する日

受けられる件数は、納期までに工程を置けた件数です。 収まらない依頼には、納品日を後ろへずらす、今回の対応範囲を絞る、といった条件を相談します。

受注が決まるたびに残り時間を減らし、週末には実績との差を更新してください。予定より長くかかった仕事は、次の見積もりの時間にも反映させます。

6. 今日やること

まず、今ある約束を来月の予定に置いてください。追加の注文に返事をする前に、残った時間を確認する習慣を作ります。

• 来月働ける時間を合計し、営業・事務・予備の時間を引く
• 受注済みの残り時間と、よく受ける仕事一件の所要時間を書き出す
• 追加できる件数を計算し、週ごとの予定に納期までの工程を置く