入金が遅いお客さん、何日遅れている？

1. 売掛金の合計だけでは、遅れが見えません

月末には、まだ受け取っていない売上代金を、支払期限から何日過ぎたかで並べてください。未回収の売上代金を「売掛金」と呼びます。合計額が前月と同じでも、期限前の請求が多い月と、期限を過ぎた請求が残っている月では、確認を急ぐ度合いが違います。

創業直後は取引先が少なく、頭で管理しがちです。ただ、同じ相手への請求が毎月増えると、「先月分は入ったが、今月分はまだ」という違いを見落とします。請求書を送った記憶と、入金を確認した記録も分けて残しましょう。

• 支払期限が来ていない請求はいくらあるか
• 期限を過ぎた請求はいくらあるか
• 前月から残り続けている請求はどれか

請求や督促のたびに一から調べる手間を減らすため、月末時点の一覧を翌月最初の確認に使います。一人で経理をしているなら、口座の入出金を確認した流れで更新すると続けやすくなります。

2. 一社一行ではなく、請求一件を一行にする

表計算ソフトに、まだ入金が済んでいない請求だけを並べます。取引先ごとに合計すると、古い未入金が新しい請求に埋もれるため、請求一件につき一行で記録してください。

最初から細かい管理表を作る必要はありません。請求書と入金明細を照らし合わせられる項目から始めます。

• 取引先名と請求書番号
• 請求額と支払期限
• 入金済みの額と未入金額
• 月末時点の遅延日数
• 最終確認日と相手の回答
• 次の確認日と担当者

支払期限は、請求書だけで判断せず、契約や注文時に合意した条件も確認します。双方の認識が違う場合は、その行に「期限を確認中」と記し、通常の遅延と区別してください。

一部だけ入金された請求は、残額を未入金額にします。振込名義が違う、複数の請求がまとめて振り込まれたなど、対応する請求を特定できない入金は先に調べます。支払済みの相手へ催促すると、その後の確認にも余計な時間がかかります。

会計ソフトに売掛金の明細があれば、それを出力して使って構いません。別の表へ全件を転記するより、足りない確認欄を補うほうが更新の負担を抑えられます。

3. 「月末から支払期限を引く」と何日になる？

遅延日数は、確認する月末の日付から、支払期限を引いて求めます。請求書の発行日から数えると、もともとの支払条件が長い相手まで遅れているように見えるため、起点をそろえます。

たとえば、月末が30日で支払期限が同じ月の20日なら、10日遅れです。月末当日が期限の請求は、その月末時点では遅延扱いにしません。休日の扱いは、取引時に合意した条件に合わせて期限を確認してください。

最初の区分は、次の範囲で十分です。これは社内の確認用の目安で、制度で決まった区分ではありません。

• 期限前・期限当日
• 1〜7日遅れ
• 8〜30日遅れ
• 31日以上の遅れ

各区分の未入金額を合計すると、売掛金のうち、どれだけが期限を過ぎているか分かります。前月の表も残し、同じ請求が古い区分へ移っていないか見比べましょう。

支払期限を過ぎた後で入金予定を聞いても、元の期限を予定日に書き換えないでください。遅れの履歴が消えてしまいます。「元の支払期限」と「相手が回答した入金予定日」を別々に持つと、約束どおりに入ったかも追えます。

4. 古い請求に、金額と約束の状況を重ねる

確認は、遅延日数が長い請求から始めます。ただし、日数だけで順番を固定すると、来週の支払いに響く大きな未入金を後回しにしかねません。

一覧を古い順に並べたうえで、未入金額とこれまでの回答を見て、今日連絡する相手を選びます。特に、次の状態には印を付けてください。

• 回答された入金予定日を過ぎている
• 連絡しても回答が得られていない
• 未入金額が大きく、自社の支払い予定に影響する
• 同じ相手で、遅延する請求が続いている

遅れが短くても、入金がないと仕入れ代を払えない請求なら先に確認します。一方、古い少額の差額でも、振込手数料を差し引いたのか、請求内容に異議があるのかを放置すると、翌月も同じ確認が残ります。

確認の目的は、入金予定と止まっている理由を具体化することです。「処理中です」と返ってきたら、支払いに不足している書類があるか、いつ振込予定が分かるかまで聞きます。請求書の未着と、請求内容の食い違いでは、次にする仕事が変わります。

5. 確認したら、次に動く日まで書く

連絡後は「電話済み」で終わらせず、相手の回答と次の確認日を記録します。一人社長でも、翌週の自分が迷わず動ける書き方にしてください。

• 入金予定が分かったら、予定日と着金確認日を記録する
• 書類不足なら、再送する書類と送付日を記録する
• 請求内容に食い違いがあれば、確認事項と回答期限を記録する
• 返事がなければ、再連絡日と連絡先を記録する

月末の一覧は、その時点の記録として残します。翌月に入金された分は、日々の管理表へ入金日を追記し、過去の一覧から消さないようにします。後から「月末にはいくら遅れていたか」を振り返るためです。

帳簿の売掛金残高と一覧の合計が合わない場合は、請求の漏れ、入金の反映漏れ、取消分などを調べます。自分で判断できない差額は、該当する請求書と入金明細を添えて税理士に確認してください。

未入金が続く相手から追加注文が来たときも、この記録を見返します。新しい注文の支払条件を話し合う材料になり、受注してから資金不足に気づく事態を減らせます。

6. 今日やること

直近の月末時点で未入金だった請求を集め、最初の一覧を作りましょう。確認先を選ぶところまで、今日の経理作業に入れてください。

• 未入金の請求を一件一行にして、支払期限と残額を記入する
• 月末時点の遅延日数を計算し、期限別に並べる
• 古さ・金額・約束の状況から連絡する相手を選び、確認日を予定に入れる