税理士に引き継ぐ書類、いつまでに準備？

1. 全部そろう前に、期限が分かる書類を渡す

税理士が決まったら、まず設立日・決算月・税務署への届出状況を伝え、最初の提出日を決めます。領収書を整理し終えるまで待つと、届出の確認や決算の準備に使える時間が減ってしまいます。

初めて依頼する会社では、登記を頼んだ専門家の書類、自分で出した申請、会計ソフトの記録が別々の場所にあるものです。契約した日に一度で集めようとせず、税理士が期限を判断するための資料を先に渡しましょう。

最初の連絡には、次の内容を添えます。

• 設立日、決算月、事業を始めた時期
• 主な事業と、すでに売上があるかどうか
• 役員報酬や従業員の給与を払い始めた時期
• 税務署などから届いた、回答期限のある書類

書類の引き継ぎは、「期限の確認」と「帳簿を作る資料の提出」に分けて進めます。 初回提出日は契約時に相談し、決算が近い場合や、税務署への申請が済んでいるか分からない場合は、その場で伝えてください。

2. 設立と届出は「出した証拠」まで探す

最初に集めるのは、会社の基本情報と、これまで行った税務手続きの記録です。定款や登記事項証明書を手元で探し、どの書類をどの形式で渡すか税理士に確認します。証明書を取り直す前に、手持ちの写しで足りるか聞けば、余計な取得を減らせます。

届出書は、パソコンに保存されたファイルだけでは提出済みか判断できません。下書きのまま残っている場合もあるため、電子申告なら受信通知など、提出の事実を確認できる記録も探します。

• 定款、登記事項証明書、株主や出資者が分かる資料
• 法人設立届出書、青色申告の承認申請書などの控え
• 給与や源泉所得税に関する届出書の控え
• インボイス登録に関する申請・通知の書類
• 電子申告の受信通知など、提出状況が分かる記録

設立を手伝った人に任せた部分は、「税務署への届出も依頼に含まれていたか」を確認します。分からない書類には「未提出」と書かず、「提出状況を確認中」と添え、税理士に確認してください。

青色申告などの申請期限は、設立日や決算期との関係で確認が必要です。書類が見つからない段階でも、期限に間に合うか税理士に確認してください。

3. お金の記録は、設立時から途切れず渡す

次に、会社のお金が最初に動いた時点からの資料を集めます。法人銀行口座を開く前に、社長個人が備品代や契約金を払っていたなら、その記録も対象です。今月分だけ渡しても、帳簿の出発点が分からないままになります。

まず事業に使った銀行口座とカードを一覧にして、明細を取得します。通帳なら途中のページを飛ばさず、ネット銀行なら対象期間の入出金が分かるデータを用意してください。形式は先に税理士と合わせます。

• 銀行口座の入出金明細、法人カードの利用明細
• 売上の請求書、仕入れや経費の請求書・領収書
• 現金払いと社長の立替払いを記録した一覧
• 借入契約書、返済予定表、出資金の入金記録
• 賃貸借契約書、高額な設備などの購入契約書

カード明細に店名だけ載っていても、何を買ったかまでは分かりません。領収書や請求書と対応させ、使い道が伝わりにくい支払いには「事務所の机」「取引先訪問の交通費」などの説明を添えます。

個人口座を使った場合は、生活費の明細を丸ごと送る前に、事業分をどう抜き出すか相談しましょう。給与や役員報酬を払っている会社は、支給額・控除額・振込額が分かる記録と、報酬を決めた際の書類も用意します。

4. 会計ソフトは、入力の途中経過も引き継ぐ

自分で会計ソフトに入力していたら、データと一緒に「どこまで終わったか」を伝えます。銀行連携が済んでいても、明細を取り込んだだけなのか、内容を確認して帳簿へ登録したのかで、残る作業は違います。

入力済みの範囲と、未確認の範囲を分けて渡すと、作業の重複を減らせます。 勘定科目を自信なく選んだ取引も、引き継ぎ直前にまとめて直すより、迷った箇所を一覧にして相談するほうが進めやすくなります。

• 使用しているソフトと、入力済みの最終日
• 連携済みの銀行口座・カードと、未連携のもの
• 内容が分からず保留した取引
• 証拠となる請求書や領収書が見つからない取引

初回の提出日には、まだ入金されていない売上と、まだ払っていない経費も知らせてください。口座明細だけでは、その存在をつかめません。請求書に「未入金」「未払い」と付記する方法でも、まずは状況が伝わります。

共有方法は税理士の指定に合わせます。会計ソフトに招待機能があれば利用し、ログイン用のパスワードを通常のメール本文に書くのは避けましょう。

5. 初回提出日は、不足一覧も一緒に送る

約束した日までに全部集まらなくても、そろった資料を先に提出します。足りないものを黙って残すと、税理士側では「取引がなかった」のか「書類が届いていない」のか区別できません。

不足一覧には、資料名だけでなく、誰に確認していて、いつ追加で送れそうかを書きます。設立時の届出控えを依頼先に照会しているなら、その状況が分かれば十分です。

• 提出済みの資料と、その対象期間
• 不足している資料と、取り寄せ先
• 追加提出の予定日と、自分が対応する作業

提出後は、「ファイルが届いたか」に加え、「期限のある未対応事項がないか」「次に何をいつ渡すか」を税理士に確認します。初回だけの整理作業が顧問契約に含まれるかも、この段階でそろえておきましょう。

初回提出日と不足分の追加提出日を決めるところまでが、引き継ぎの準備です。 原本を送るよう求められた場合は、送付前に控えを残し、返却の扱いも確認してください。

6. 今日やること

まずは資料を一つの保管場所に集め、見つからないものは名前だけ書き出してください。整理を終える前に、税理士との提出日を決めましょう。

• 設立日・決算月・届出状況を税理士に伝え、初回提出日を決める
• 定款、届出の控え、提出記録を探し、確認中の書類を一覧にする
• 事業用の口座・カード・立替払いを洗い出し、設立時からの資料を集める