社内稟議用の資料、何を渡せばいい？

1. 会社案内より先に、今回の発注を判断できる一枚を

「社内稟議用の資料をもらえますか」と言われたら、今回の発注内容、費用、期待する効果、懸念への対応を一枚にまとめて渡します。会社案内や詳しい提案書は、補足として添えましょう。

商談相手は説明を聞いていても、社内で承認する人は、あなたの会社も提案の経緯も知らないかもしれません。資料を開いて「何に、いくら払う話か」がつかめないと、担当者が説明を足す手間が増えます。

創業直後は、自社を知ってもらおうと事業内容を盛り込みがちです。ただ、今回の発注と関係の薄い説明が続くと、判断に必要な情報が埋もれます。担当者が口頭で補わなくても、発注する理由と条件が読める一枚を目指してください。

渡す資料は、役割を分けると整理しやすくなります。

• 稟議用ペーパーには、今回承認してほしい内容をまとめます。
• 見積書には、金額の内訳と支払条件を示します。
• 補足資料には、仕様や作業工程などの詳しい説明を載せます。

2. 作り始める前に、社内様式と提出日を聞く

依頼を受けたら、まず相手の会社に決まった様式があるかを聞きます。専用の申請画面へ転記する運用なら、きれいなPDFより、項目別の文章を編集できる形で渡すほうが役立つ場合もあります。

すでに商談で確認したことは聞き直さず、不足分だけ短いメールにまとめましょう。担当者の返事を待つ間に、提案書と見積書から確定済みの条件を抜き出しておけば、作業を止めずに済みます。

• 指定の様式と、必要なファイル形式を確認します。
• 社内への提出日と、発注を決めたい時期を確認します。
• 審査で説明を求められそうな点を聞きます。
• 添付が必要な見積書や会社情報を確認します。

「どんな資料が必要ですか」だけでは、相手の回答が困難になります。「費用の根拠と導入後の作業負担では、どちらの説明を厚くすると進めやすいですか」と、商談で出た話に沿って聞くと具体化します。

提出日が近いなら、初稿を送る時刻も伝えておきます。清書まで終えてから見せるより、見出しと要点の段階で一度確認したほうが、方向違いによる作り直しを減らせます。

3. 一枚の上から、目的・金額・実施条件を並べる

冒頭には案件名を書き、その下に「何を発注し、どの困り事を解消したいか」を短く置きます。たとえば問い合わせフォームの改修なら、「入力途中の離脱を減らすため、項目の整理とスマートフォン表示の修正を依頼します」といった書き方です。

続いて、決裁者が判断する順に項目を並べます。文字を小さくして詰め込むより、詳細を別紙に移し、一枚には判断に必要な情報を残してください。

• 目的には、現状の困り事と、今着手したい理由を書きます。
• 依頼範囲には、納品物と、料金に含まれない作業を書きます。
• 費用には、初期費用、継続費用、追加費用が生じる条件を書きます。
• 日程には、開始予定日、完了予定日、発注期限を書きます。
• 効果には、改善を目指す状態と、導入後の確認方法を書きます。
• 実施条件には、相手側の準備、契約上の制約、懸念への対応を書きます。

金額は「月額」だけでは判断しづらいため、最低契約期間がある場合は、その期間に支払う総額も示します。税込・税抜の表示をそろえ、見積書の金額と食い違わないようにします。

日程にも条件が付きます。「発注後すぐ着手」と書く前に、自社の予定と、相手から受け取る素材や情報を確認しましょう。開始日が未確定なら、「素材受領後に日程を確定」と記載します。

未確定の条件は、未確定のまま見える形で残します。 空欄を推測で埋めると、その内容が社内で約束として扱われるおそれがあります。

4. 効果は根拠まで、負担は担当まで書く

「売上が伸びます」「業務が楽になります」だけでは、金額の妥当性を判断できません。相手が話した課題を起点に、何が変わり、その変化をどう確かめるかを書きます。

入力作業の改善なら、作業時間や修正回数が候補になります。ただし、現在の数値を測っていなければ、削減率を作らず、「導入前後で同じ作業の所要時間を記録する」とします。見込みを載せる場合も、担当者から聞いた値なのか、仮定を置いた試算なのかを添えましょう。

また、発注後に相手の仕事がどれだけ増えるかも、承認の判断に関わります。必要な素材の用意、打ち合わせ、内容確認を誰が担うのかまで書くと、導入後の動きを想像しやすくなります。

• 効果の数値には、根拠と計算の前提を添えます。
• 相手側の作業には、担当部署と必要な準備を添えます。
• 懸念事項には、対応方法と対応できる範囲を添えます。

比較を求められたら、現状のまま続ける場合や社内で対応する場合と、費用・手間・日程を同じ項目で比べます。他社について分からない条件を埋めたり、自社だけ有利な比較項目を並べたりすると、担当者が説明に困ります。

創業間もない会社への発注で継続対応を心配されているなら、連絡窓口、対応時間、納品後の支援範囲を具体化してください。一人で運営していても、約束できる範囲を明記すれば、相手はその条件で検討できます。

5. 担当者の確認を受けてから提出用に整える

初稿は担当者へ送り、社内の事情を取り違えていないか確認してもらいます。とくに、発注理由や予算の説明を営業側だけで決めないようにしましょう。担当者自身の言葉で説明できる内容になっているかが確認の軸です。

• 課題と発注理由が、社内の認識に合っているか確認します。
• 金額、作業範囲、日程が、見積書と一致しているか確認します。
• 未回答の質問と、追加で必要な添付資料を確認します。

修正後は、案件名と更新日をファイル名に入れ、どれが提出用かを明確にします。編集用の文書を求められた場合は、あわせて渡してください。

送付メールには、添付資料の名前と、残っている確認事項だけを短く書きます。追加説明が必要になったときの窓口も伝えておくと、担当者が質問を戻しやすくなります。

6. 今日やること

依頼が来ている案件を一つ選び、確定している情報から一枚に移してください。相手への確認は、不足している項目に絞って送ります。

• 担当者に、社内様式・提出日・説明を求められそうな点を確認します。
• 提案書と見積書から、目的・範囲・費用・日程を抜き出します。
• 未確定の条件を明記した初稿を作り、担当者へ確認を依頼します。