売上をつくる・約6分
商談で画面を見せる前に、何を準備する？
公開・あさひ国際会計株式会社
先に結論
商談の実演は、相手が試したい仕事の順に組み立てます。事前の聞き取りから当日の画面確認、終了後の合意までを整理します。
1. 見せる画面は、相手の仕事から選びます
商談で画面を見せるときは、相手が困っている仕事を一つ選び、その仕事が終わるまでを実演します。自社のソフトや予約サイトを開き、メニューを上から説明すると、相手は自分の業務でどう使うのかを考えながら聞くことになります。説明に追われて、肝心の使い勝手を確かめる時間も足りなくなります。
創業直後は、作った機能を一通り見せたくなるものです。ただ、初回の商談で確認したいのは、機能の多さより、目の前の相手が導入を検討する理由です。実演の出発点は「何を見せたいか」より「どの仕事を試してもらうか」です。
日程が決まったら、案内メールで次の内容を聞きます。返事をもらいやすいよう、長い質問票にはせず、箇条書きで答えられる形にします。
- 現在、誰がどのような手順で作業しているか
- その作業のどこで手間や間違いが生じているか
- 当日、どの場面を見て判断したいか
予約管理のサービスなら、「予約を受ける場面」と「予約の変更を受ける場面」では、見せる画面が違います。「効率化したい」という回答だけなら、「直近で困ったのは、どんな作業でしたか」と一歩だけ掘り下げます。返信がない場合は、冒頭で用途を確認する時間を取っておきます。
2. 実演は、一つの仕事が終わる順に
用途が分かったら、紙やメモに操作の順番を書きます。資料を何枚も作る必要はありません。「依頼が届く」「担当者が処理する」「結果を確認する」と、相手の仕事が進む順に画面を並べれば、説明の筋が通ります。
例えば、見積書の作成に困っている会社へ実演するなら、会社情報の設定から始めるより、問い合わせ内容をもとに見積書を作り、確認用のファイルを出すところまで見せます。初期設定について聞かれたら、実演後に戻って説明します。
準備するメモには、操作手順に加えて、各場面で相手に確かめたいことを書き添えます。
- 入力する場面では、普段受け取る情報で作業を始められるか
- 確認する場面では、担当者が判断するための項目が足りるか
- 完了する場面では、次の担当者へ必要な情報が渡るか
途中で「便利ですよね」と同意を求めると、相手は感想しか返しにくくなります。「御社では、この後に誰の確認が入りますか」と聞けば、実際の運用との差が見えてきます。
最初の実演は、一つの作業が完了するところで区切ります。 関連機能を次々に足さず、普段の手順と比べてもらってから、必要な画面へ進みます。説明する時間と、相手が話す時間の両方を予定に入れてください。
3. 前日までに、見せてよい状態を作ります
実演用の画面には、架空の会社名や連絡先を入れます。実際の顧客情報をその場で隠しながら操作すると、検索候補や通知から別の情報が見えることがあります。普段使う環境と分けた実演用アカウントを用意すると、確認する範囲を減らせます。
前日には、本番と同じ端末で、予定した操作を最初から最後まで一度通します。ログインできるだけでは準備は終わりません。途中の権限不足、空欄の一覧、期限が切れたリンクなど、説明が止まりそうな箇所を探します。
- 実演用アカウントの権限とログイン方法を確かめる
- 入力例、表示する一覧、完成後の画面をそろえる
- メール送信や決済などが実際に動かない設定を確かめる
- 画面共有に不要なタブを閉じ、通知を止める
- 使う画面の文字サイズと表示範囲を調整する
通信が止まった場合に備えて、主要な画面の画像も手元に置きます。画像へ切り替えたときは、「ここからは事前に保存した画面です」と伝えます。操作できる状態と、見た目だけを確認する状態を区別してもらうためです。
準備中に不具合を見つけたら、商談直前まで修正を重ねるより、説明に使える範囲を決めます。未完成の機能を見せる必要がある場合は、提供中の機能と開発中の内容を分けて伝えてください。
4. 当日は、画面を共有する前に目的を合わせます
接続したら、すぐに操作を始めず、「今日は見積書を作って送るまでの流れを確認する予定ですが、合っていますか」と聞きます。参加者が増えていたり、先方の関心が変わっていたりする場合もあるためです。終了予定時刻も確かめ、その時間内に何を判断したいかを合わせます。
共有を始めたら、こちらの画面だけを見て話し続けないようにします。相手の端末では文字が小さく、カーソルを見失っているかもしれません。最初の画面で読みやすさを尋ね、画面を切り替えるときは、これから何をするかを短く伝えます。
- 目的のウィンドウが共有されているか確かめる
- 文字や入力内容が読めるか尋ねる
- 操作の前に、何を入力し、何を確認するか伝える
- 一連の操作が終わったら、普段の手順との違いを聞く
予定外の質問が出たら、その回答が今回の判断に必要かを考えます。必要なら実演を止めて確認し、別の用途の話ならメモを取って最後に扱います。分からない仕様は推測で答えず、質問の内容と回答予定日を記録します。
操作に失敗したときは、同じ操作を何度も試して残り時間を使わないようにします。「接続を確認する必要があるため、保存した画面で続きを説明します」と切り替え、動作確認が必要な点を残します。
5. 今日やること
実演が終わったら、「どうでしたか」だけで商談を閉じず、使えそうな作業と、まだ判断できない点を聞きます。導入を進める場合も、別の担当者に見てもらう場合も、次に誰が何をするかまで決めておくと、後日の連絡が具体的になります。
次の商談に向けて、まずは相手の一つの作業を、迷わず見せられる状態に整えましょう。
- 商談相手に、現在の作業手順と当日見たい場面を尋ねるメールを送ります。
- 一つの仕事が完了するまでの操作と、途中で尋ねる質問をメモに書きます。
- 実演用データを用意し、本番の端末で画面共有から終了まで通して試します。