継続契約の更新、期限の何日前から動く？

継続契約の更新は、契約が終わる日より、更新や解約を申し出る期限から逆算して動きます。 初めて受けた月額の仕事は、日々の納品に追われるうちに、条件を相談する時期を逃しがちです。契約を結んだ時点で期限を予定表に入れ、相手が社内で検討する時間も確保しておきましょう。

1. 最初に拾うのは満了日と通知期限

設立後に初めて結んだ保守、制作、顧問などの継続契約を開いてください。「契約期間」だけでなく、「更新」「解約」「契約内容の変更」に関する条項も読みます。申込書と利用規約が分かれていれば、両方を確認します。

自動更新だから連絡しなくてよいと思っていると、仕事が増えたまま同じ料金で次の期間に入ることがあります。まず契約先ごとに、次の項目を一行にまとめます。

• 契約の満了日と、更新後の契約期間
• 更新しない場合の通知期限と通知方法
• 料金や業務範囲を変更する場合の手続き
• 先方の担当者と、更新を決める人

たとえば、満了日の前月末までに通知が必要な契約なら、満了月に相談を始めても間に合わないおそれがあります。「何日前」と「前月末」では日付が変わるため、予定表には具体的な年月日で登録します。

また、解約の通知期限が、そのまま料金変更の申出期限になるとは限りません。条項から読み取れない場合は、先方と認識を確認し、解釈が分かれる点は法律相談窓口などで確認します。

2. 初回の連絡は、相手の検討時間だけ前倒しする

動き始める日は、一律に満了の何日前と決めず、先方の検討と自社の準備に必要な日数から決めます。担当者がその場で判断できる会社と、社内会議で予算を取る会社では、必要な時間が違うためです。

最初の更新では、普段の打ち合わせで「継続の判断には、どなたの確認と、どのくらいの時間が必要ですか」と聞いておきます。その答えをもとに、通知期限より前に判断が終わるよう予定を置きます。

• 意向を聞く日
• 更新条件を送る日
• 返答をもらう日
• 返答がない場合に再連絡する日

社内の進め方の例として、通知期限の約一か月前に意向を聞き、翌週に条件を送り、期限の一週間前を返答の目安にする方法があります。これは制度上の期限ではありません。社内承認に一か月かかる相手なら、さらに早く始めます。

返答の目安と契約上の通知期限は、メールでも分けて書きます。「この日までに返信がないと自動更新になる」と伝える場合は、実際の契約条項と一致しているか確かめてください。

3. 「続けますか」の前に、困っていることを聞く

意向確認では、継続の可否だけを尋ねず、今の仕事が役に立っているかを聞きます。契約を続けたい気持ちがあっても、予算削減や担当者の異動で、同じ条件を選べない場合があります。

連絡の前に、契約開始からの納品物、対応内容、先方から出た要望を見返しましょう。長い報告書を作る必要はありません。直近の仕事を短く振り返れる程度で十分です。

• 続けたい業務はどれか
• 減らしたい業務や、改善してほしい点はあるか
• 次の契約期間に、予算や体制の変更はあるか

メールなら「次期の契約条件を整えるため、現在の対応で続けたい点と、見直したい点を伺えますか」と切り出します。相手の返事を待つ間に、自社でも実際にかかった時間と外注費を確認してください。

創業直後に安く受けた仕事ほど、好意で追加した作業が混ざりやすくなります。続けたいという返事を得ることと、続けられる条件を決めることは、分けて進めます。

4. 更新条件は、変わる箇所が一目で分かる形にする

意向が分かったら、現行条件と更新後の条件を並べて送ります。料金だけを伝えると、相手は同じ仕事の値上げだと受け取るかもしれません。どこまで対応し、どこから別料金になるのかも示します。

見直す項目は、契約の実態に合わせて絞ります。

• 契約期間と、新しい条件の開始日
• 料金、請求時期、支払条件
• 対応する業務と、対応に含めない業務
• 作業回数、納品数、連絡への対応時間帯

たとえば、月額の制作業務に随時の修正依頼が増えているなら、現在の依頼量に合わせた料金と、料金を維持して対応範囲を狭める案を用意します。選択肢は、自社が実行できるものに限ります。

条件を送ったら、「受け取ったか」と「了承したか」を区別して記録します。「確認しました」という返事だけでは、社内で検討中なのか、条件に同意したのか分かりません。決裁者の確認が済んだかを聞き、契約で求められる方法に沿って合意を残します。

5. 返事待ちにも期限を置き、終了時の段取りまで決める

返答予定日を過ぎたら、前のメールを添えて再連絡します。「更新の件、その後いかがですか」だけで終えず、未決の項目と通知期限を短く書きましょう。先方で判断が止まっている理由が分かれば、資料の補足や条件の調整に進めます。

ただし、返信がないことを、新しい料金への同意として扱わないようにします。 自動更新の扱いと、変更条件への合意は別に確認してください。期限が近いのに決まらない場合は、現在の契約がどう扱われるかを確認してから次の対応を決めます。

結果が出たら、次の作業まで記録しておきます。

• 継続する場合は、合意内容を保存し、請求設定と次回の期限を更新する
• 協議が続く場合は、未決事項と次の確認日を共有する
• 終了する場合は、最終対応日、引き継ぎ、最終請求を確認する

口頭で話がまとまった場合も、その日のうちに内容を文面で送り、認識の違いを確かめます。来月の売上予定にも、更新が決まった契約と協議中の契約を分けて反映しておくと、未確定の売上を当てにした支出を避けやすくなります。

6. 今日やること

まずは、いちばん早く更新が来る一社から着手します。契約書を開き、次の連絡日まで決めてください。

• 満了日、通知期限、通知方法を契約書で確認し、予定表に入れる
• 先方の検討時間を踏まえ、意向確認日と条件提示日を決める
• 現在の業務範囲と実際の作業を照らし合わせ、更新時に相談する点を書き出す