失注で空いた予定、次の営業にどう使う？

1. 失注したら、空いた時間と入らないお金を確認する

失注の連絡を受けたら、その案件に使う予定だった時間と、見込んでいた入金を予定表から外します。理由を聞いて提案を直しても、翌週の動きが決まらなければ、売上の穴は残ったままです。

創業1年目は、社長が営業も納品も担当する会社が多いものです。受注を見込んで日程を押さえていた案件がなくなると、急にまとまった時間が空きます。そこで焦って手当たり次第に連絡すると、返事や打ち合わせが重なり、進行中の仕事まで遅れかねません。

まず、見積書、商談の記録、予定表を並べて、次の項目を書き出してください。

• 売上を見込んでいた月と、入金を見込んでいた月
• 納品や打ち合わせのために確保していた時間
• 発注済みの外注や仕入れと、変更を相談する相手

売上だけを消して、関連する支払いを残したままにしないよう確認します。発注済みのものは、一方的に取り消せるとは限りません。契約条件を読み、変更できる範囲を相手に相談します。

2. お断りへの返事で、追いかける営業を終える

断られた直後は、値下げや別案を送りたくなるかもしれません。ただ、他社への発注が決まったのか、予算の都合で計画自体が止まったのかで、その後の動きは変わります。

返信では検討へのお礼を伝え、必要なら状況を一つだけ確認します。「今回は他社へご依頼されるご予定でしょうか。それとも計画を見送られますか」と聞けば、次に連絡する意味があるか判断しやすくなります。すでに理由を説明してもらっているなら、重ねて質問する必要はありません。

再連絡の理由と時期が決まらない案件は、今月の受注見込みから外します。 「また機会があれば」という返事を、近いうちに注文が来る根拠にはしない扱いです。

• 他社への発注が決まった場合は、今回の提案を終了する
• 計画が延期された場合は、再検討する時期を確認する
• 連絡を希望しない場合は、その意向を記録して営業を止める

延期なら「予算を検討される時期に、一度ご連絡してもよいでしょうか」と尋ねます。了承を得た日を予定表に入れたら、当面の営業先からはいったん外します。

3. 売上の穴を、同じ金額の注文で埋めようとしない

次に見るのは、失った売上額より、手元のお金への影響です。失注によって外注費や仕入れが不要になるなら、見込んでいた売上と同額のお金が不足するわけではありません。一方、すでに払った費用が戻らない場合は、その支出が残ります。

資金繰り表があれば、該当する入金と、支払わずに済む費用を修正します。まだ作っていなければ、口座残高に今後の入出金を日付順で足し引きし、給与、家賃、税金などを払った後にいくら残るか確認してください。

代わりの案件を探すときも、受注額だけで比べないほうが判断しやすくなります。短期間で納品できても、入金がかなり先なら、直近の支払いの助けにはなりません。

• 仕入れや外注費を引いた後、いくら残るか
• 作業から納品まで、何時間かかるか
• 請求後、いつ入金されるか

支払いが足りない見込みなら、未受注の案件が決まる前提で予定を組まないでください。営業の組み直しと並行して、税理士や取引金融機関に資金繰りを相談します。営業計画と資金不足への対応は、それぞれ進めます。

4. 次に連絡する相手は、動く理由がある先から

空いた時間を使う営業先は、名刺の枚数や見積金額の大きさで選びません。相手に今取り組む課題があり、自社が対応できるかで順番をつけます。

たとえば、追加の相談を受けたまま返事をしていない既存客がいれば、新規の連絡先を探す前に対応します。商談中の相手から資料を求められていたなら、その提出も先です。こちらの対応待ちを解消するだけで、次の話に進む案件が見つかる場合があります。

候補ごとに、次の内容を短くメモします。

• 相手が解決したいことと、必要としている時期
• こちらが次に渡すものや確認すること
• 受注した場合の作業時間と、対応できる日程
• 入金までに先払いする費用の有無

このメモが書けない相手には、いきなり見積書を送るより、状況を聞く連絡をします。「以前伺った店舗の開設準備は、その後進んでいますか」など、前の会話につながる内容にします。

自社の空き時間を埋めたい事情だけでは、相手が注文する理由になりません。値下げや短納期を先に約束せず、相手の必要な時期を聞いてから条件を考えます。

5. 翌週の予定には、連絡する時間と見直す日を入れる

候補が決まったら、「営業を頑張る」を予定表に入れられる作業へ変えます。「見積もりを再開するために仕様を確認する」「相談を受けた相手に打ち合わせ候補日を送る」と書けば、着手しやすくなります。

空いた時間をすべて新規営業で埋めず、返事と提案を進める時間も残します。 問い合わせを増やしても、返信や見積作成が止まれば受注まで進みません。今ある仕事の納期を守れる範囲で、連絡先を選んでください。

翌週の予定は、次の作業を一組にして組みます。

• 週の前半に、選んだ相手へ連絡する
• 返事に合わせて、確認や提案の時間を取る
• 週末に、進んだ案件と止まった案件を確認する

週末は送信件数だけで評価せず、「打ち合わせの日が決まったか」「見積もりに必要な条件がそろったか」を見ます。返事がなければ、相手と合意した時期や用件の急ぎ具合に合わせて次の連絡を決めます。

反応がないまま同じ文面を送り続けるより、相手の課題を把握できていたかを確認してください。進まない案件を翌週へ丸ごと持ち越さず、新しい候補を探す時間に振り替えます。

6. 今日やること

失注の件で悩み続けず、今日中に次の連絡先まで決めます。予定表を開き、明日最初に取りかかる作業を入れてください。

• 失注案件の入金予定と関連する支出を見直し、空いた作業時間を書き出す
• 相談や商談が進行中の相手から、次に動く理由がある連絡先を選ぶ
• 翌週の連絡、提案作成、週末の見直しを予定表に入れる