経営の数字・約6分
売上と支出から、来月のお金を組み立てる
公開・あさひ国際会計株式会社
先に結論
売上と経費の数字を、来月の入金と支払いに読み替えます。月末だけでなく、支払日にお金が足りるかを確かめる手順です。
来月使えるお金は、売上の見込みをそのまま足しても分かりません。月末の預金残高に、来月入るお金を足し、来月出るお金を引いて見積もります。創業直後は取引ごとに入金条件が違い、社長が立て替えた支払いも混ざりがちです。月末の最終営業日を目安に、請求書と支払予定を並べる時間を取ってください。
1. 売上の表と通帳を、同じ月で比べない
今月納品した仕事でも、代金が入るのは翌月や翌々月という取引があります。反対に、今月の入金が先月の売上に対応している場合もあります。売上と通帳への入金が違っていても、その差だけで回収漏れとは判断できません。
まずは手元の売上一覧に、入金予定日と未入金額を書き足します。会計ソフトの数字がまだそろっていなければ、発行済みの請求書から始めて構いません。今月売った分だけを拾うと、以前の月に請求して来月入る代金が抜けるため、未入金の請求をさかのぼって確認します。
- 売上一覧から、まだ入金されていない取引を拾います。
- 請求書と契約条件で、入金予定日を確認します。
- 通帳の明細と照らし、入金済みの取引を外します。
請求書を出したものの、相手の締め日に間に合ったか分からない取引は、その場で確認の連絡を入れます。日付を推測したまま表を埋めると、支払いの判断もずれてしまいます。
2. 来月の入金は「予定日を確認した分」から足す
入金予定は、取引先名、入金予定日、金額、確認状況を一行ずつ並べれば足ります。請求した金額の一部がすでに入っているなら、残りの金額だけを載せます。分割入金の約束がある場合も、来月受け取る分を拾ってください。
支払いの判断に使う入金予定には、日付と金額の根拠を付けます。 受注できそうな商談を先に足すと、その注文が遅れただけで支払いに困ります。契約済みでも、納品や検収が済まないと請求できない仕事は、条件を満たせる時期まで確認します。
- 請求済みの代金は、請求書と支払条件を根拠に載せます。
- 未請求の受注分は、納品・検収・請求の予定を添えます。
- 商談中の案件は、受注した場合の上乗せ候補として別に置きます。
予定日を確認していても、入金が遅れる可能性は残ります。金額の大きい一件については、来月に入らなかった場合の残高も計算すると、その入金を頼りにどこまで支払ってよいか判断しやすくなります。
カード決済や通販の売上では、売上総額と振込額が違う場合があります。資金計画には決済会社の明細で確認した振込予定額を使い、振込予定額に手数料控除後を使い、支出側で手数料を再計上しません。
3. 経費の一覧だけでは、出ていくお金を拾いきれない
支払いを調べるときは、届いた請求書、カードの請求予定、口座の引落予定、借入の返済予定を開きます。会計上の経費に出ていない支払いもあるため、試算表の経費合計をそのまま使わないでください。
たとえば、借入金の元本返済は経費にはなりませんが、返済日に預金が減ります。設備の購入代金も、会計では何年かに分けて経費にする場合がある一方、資金計画では実際の支払日に払う額を載せます。社長の立替分を会社から戻す予定があれば、それも来月の支払いです。会計上の扱いが分からない項目は税理士に確認し、資金計画には支払予定を先に記録します。
確認する順番を決めておくと、毎月の作業が短くなります。
- 家賃、給与、役員報酬など、定期的な支払いを並べます。
- 仕入れ、外注、カード利用など、月によって変わる支払いを加えます。
- 税金・会社負担の社保・借入返済・設備代など、その月に払う分を加えます。
金額が未確定なら空欄にせず、見積額と確認予定日を入れます。税込みで支払う請求書は税込額を使い、給与などは実際の振込額と、天引き分と会社負担の社保を各支払日に載せます。
カードで買ったものは、預金から引き落とされる月に計上します。購入した月にも支出を載せると二重計上になります。支払先と金額が似た行を見つけたら、同じ買い物を重ねていないか確認してください。
4. 月末に残っても、途中で足りるとは限らない
来月末の残高見込みは、「今月末の残高＋来月の入金予定−来月の支払予定」で求めます。ただし、月末に大きな入金があっても、それより前の給与や仕入れ代を払えるとは限りません。
そこで、入金と支払いを日付順に並べ、上から残高を足し引きします。営業日や取引条件による日付のずれも確認してください。複数の口座を使っているなら、会社全体の合計に加えて、引落口座へ資金を移す日も書き込みます。自社口座間の振替は、会社全体では入金や支出に重ねて数えません。
判断の基準は、月末残高に加えて、月の途中で最も少なくなる残高です。 残高がプラスでも、予定外の支払いに対応できる余裕があるかを見ます。
- 残高が最も少なくなる日と、その直前の支払いを確かめます。
- 金額の大きい入金が遅れた場合も計算します。
- これから発注する支出は、残高を確認してから時期を決めます。
不足が見えたら、まず日付や重複計上を点検します。そのうえで未発注の購入を延期する、請求の遅れを解消する、金融機関に資金調達を相談するなど、実行できる対応を選びます。合意済みの支払日を変えたい場合は、期限前に相手へ相談してください。
5. 今日やること
最初から細かい表を完成させる必要はありません。来月の入出金を一枚に並べ、未確認の項目を残したままでも、確認する相手と日付を決めて動かします。
- 未入金の請求書を開き、来月入る予定の金額と日付を書き出します。
- カード明細、請求書、返済予定から、来月の支払いを日付順に並べます。
- 残高が最も少なくなる日を求め、今日連絡する相手か、延期する購入を一つ決めます。