税金の還付通知が来たら、何を確かめる？

税金の還付通知が届いたら、何の税金が、どの期間について戻るのかを確かめ、入金後に帳簿と照合します。口座に入った金額だけで処理すると、税金の戻りと、それ以外の金額を混ぜてしまうことがあります。

創業直後は、会社宛ての郵便と社長個人宛ての郵便が同じ場所に届きがちです。開封した日に会社の通知かを確認し、税理士へ画像やPDFを送っておくと、その後の確認が進みます。

1. 最初に宛名・税目・対象期間を見る

通知を開いたら、まず宛名を読みます。社長個人の所得税の還付を、会社の税金の戻りとして扱わないようにしてください。自宅を本店にしている場合は、届いた住所だけでは区別できません。

次に、発行元と税目、対象期間を確認します。税務署から届く国税の通知と、都道府県や市区町村から届く地方税の通知は分けて見ます。書類の名称が違っても、次の項目を拾えば税理士に伝わります。

• 宛名が会社名か、社長個人の名前か
• 発行元がどの税務署・自治体か
• 法人税、消費税など、何の税金か
• どの事業年度・課税期間の分か
• 還付の理由や金額がどう記載されているか

申告をしたばかりなら、その申告書の控えと通知を並べます。税理士から「還付の見込み」と聞いていた金額があれば、それも確認してください。ただし、通知に見覚えがないからといって、すぐに誤りとは判断しません。二重に納めた税金など、申告時の見込みとは別の理由で戻る場合もあります。

2. 通知の金額は、内訳まで確かめる

大きく書かれた数字が、そのまま口座に入るとは限りません。税金の戻りに別の金額が加わったり、未納の税金に充てられたりする場合があるためです。

還付に際して一定の条件で加算される金額を「還付加算金」と呼びます。また、還付金を未納の税金などに充てる処理は「充当」です。これらの記載があれば、元の税金の戻りと分けて読みます。

• 還付される税金の本体はいくらか
• 還付加算金の記載があるか
• 充当された税目と金額があるか
• 差し引きで支払われる金額はいくらか

見込みと違っていたら、差額だけを税理士に伝えるより、通知全体を送るほうが確認しやすくなります。「申告書ではこの金額、通知ではこの金額です」と、比較した箇所を添えましょう。

充当の記載があっても、自分で「未納分はすべて解消した」と判断するのは避けます。どの税金の、どの期間の支払いに充てられたかを確認し、残額が分からなければ発行元に問い合わせます。納付予定表を直すのは、その確認後です。

3. 入金が見つからないときは、口座と日付を確認

通知が届いた日に入金が見当たらなくても、すぐに手続きの不備とは限りません。書面に支払手続日などがあれば読み、その日付が口座への入金日を示すのかも確認します。

ネットバンキングでは残高だけを見ず、入出金明細を開いてください。税目ごとに別々に入る場合もあるため、通知の合計額と同じ振込だけを探すと見落としかねません。

• 通知や申告時に指定した受取口座を確認する
• 明細の入金日・振込名義・金額を照合する
• 入金済みの通知に、入金日を記録する

見当たらなければ、税理士に受取口座と手続きの状況を確認します。そのうえで発行元へ問い合わせると、同じ確認を繰り返さずに済みます。連絡時は通知を手元に置き、会社名、対象税目、期間、書面の番号などを伝えます。

メールやSMSだけで還付を案内された場合は、リンクから口座情報を入力する前に、税務署や自治体の公式窓口で確認してください。還付のためにATM操作や別口座への送金を求められても応じません。

4. 帳簿では「売上」や「雑収入」に急いで入れない

還付金の入金と、利益が増える処理は同じではありません。 決算や申告の際に、後で受け取る還付金を帳簿へ記録している場合があります。その金額を「未収還付法人税等」などの科目で管理していれば、入金時には受取予定の残高を減らす処理になります。

ここで入金をもう一度収益にすると、同じ還付を重ねて計上するおそれがあります。会計ソフトが自動で「雑収入」を提案しても、そのまま確定する前に税理士へ確認しましょう。

確認には、通知だけでなく入金明細も使います。税金の本体と還付加算金は扱いが異なることがあり、消費税の還付は、税込・税抜のどちらで経理しているかによっても処理が変わります。

• 還付予定額がすでに帳簿へ計上されているか
• 入金をどの科目で処理するか
• 還付加算金や充当分を分けて処理する必要があるか

税理士が未定なら、通知と明細を対応づけて保存し、会計ソフトのメモに「税金の還付・処理確認中」と残します。入金を記録せず放置せず、科目に迷った箇所を後から拾える状態にしてください。

5. 戻ったお金を使う前に、入金予定を消す

資金繰り表に還付の予定額を入れていたら、実際の入金へ置き換えます。口座残高が増えた後も将来の入金予定を残しておくと、使えるお金を多く見積もってしまいます。

戻ったお金の使い道は、直近の支払いを並べてから決めましょう。還付は毎月続く売上とは違います。入金を見て新しい固定費を増やす前に、次の支出を確認します。

• 仕入れ代、外注費、給与などの支払予定
• 社会保険料や次回の納税予定
• すでに発注した設備などの支払残額

照合が済んだら、通知、入金明細、税理士から届いた処理の回答を同じ場所に保存します。ファイル名に税目と対象期間を入れておくと、翌月の記帳や決算時にも探しやすくなります。

6. 今日やること

届いた通知を一枚選び、対象の確認から始めてください。入金前でも、税理士への共有までは進められます。

• 宛名・税目・対象期間・金額の内訳を読み、通知を保存する
• 受取口座の明細を調べ、入金済みか確認待ちかを記録する
• 通知と入金状況を税理士へ送り、帳簿の計上済み金額と処理方法を確認する