取引先が倒産したら、売掛金はどう処理する？

取引先の倒産を知ったら、届いた通知と未回収の請求をそろえ、決算を待たずに税理士へ連絡してください。売上を消したり、回収を諦める書面を送ったりする前に、残っている債権と手続きの状況を確認します。

納品した商品や提供したサービスの代金で、まだ受け取っていない分が売掛金です。回収できなくなった分を損失として扱う「貸倒れ」には、税務上の条件があります。手元のお金への影響と、税金の計算で損失にする時期を分けて考えると、相談の準備が進みます。

1. 最初に、通知の内容と未回収額をそろえる

「店が閉まっていた」「担当者と連絡がつかない」という状況と、裁判所を通じた破産手続きの開始は区別します。取引先からのメール、代理人からの受任通知、裁判所の書面では、分かる事実が異なるからです。

届いた書面は封筒も含めて保管し、受け取った日を記録しておきます。メールは本文と添付ファイルを保存してください。債権の届出や回答を求められている場合は、提出先と期限を先に予定表へ入れます。税務処理の相談をしている間にも、手続きの期限は進みます。

続いて、請求書ごとに入金を照合します。一部だけ支払われていたり、複数の請求がまとめて入金されていたりすると、請求書の合計と未回収額がずれます。

• 通知に書かれた会社名、手続き名、連絡先を確認する
• 請求額、入金済み額、未回収額、支払期日を一覧にする
• 納品書や検収メールを集め、取引が完了しているか確認する
• 債権届出などの提出期限と、提出済み書類の控えを残す

まだ納品していない注文があれば、追加の出荷や作業を続ける前に契約と通知を確認します。回収できていない取引に、新たな立替えを重ねないためです。

2. 「倒産した日」が経費にできる日とは限らない

倒産の知らせだけで、売掛金の全額をその期の経費にできるとは限りません。 手続きによって債権が切り捨てられた場合と、支払いが止まっただけの場合では、税務上の扱いが違います。

法人税では、法的手続きなどによって債権が切り捨てられた場合、債務者の資産や支払能力から全額を回収できないことが明らかになった場合などに、貸倒損失として扱うルールがあります。また、継続的な取引の停止後、一定期間が経過した売掛債権などに関するルールもあります。それぞれ対象や条件が異なります。（国税庁）

破産手続きが始まっても、後から一部の支払いを受ける見込みが残ることがあります。その支払いを配当と呼びます。開始の通知だけで結論を出さず、その後に届く配当や手続きの終了に関する書面も保管してください。

相談時には、次の点を税理士に確認します。

• 今の通知で貸倒れを判断できるか、追加の書面が必要か
• 一部の切捨てか、全額の回収不能か
• どの事業年度に、いくらを貸倒損失として扱うか
• 担保や保証、相手への未払金が判断に影響するか

「払われないまま一年たったから落とす」と自己判断するのも避けます。期間を使うルールには、取引の性質や担保の有無などの条件があります。起算日を含めて税理士に確認してください。

3. 税理士には請求書だけでなく、経緯を渡す

判断に使う資料は、一つのフォルダにまとめます。請求書だけでは、実際に納品したのか、代金を争っているのか、支払能力がなくなったのかが分かりません。

別に短いメモを作り、「納品日→支払期日→督促日→相手の返答→通知の受領日」の順で並べてください。電話で説明を受けた場合も、日時、相手の氏名、話した内容を残します。事実と社長の推測は分けて書くと、税理士が状況を判断しやすくなります。

• 契約書、発注書、請求書、納品や検収の記録
• 入金履歴と、未回収額を照合した一覧
• 督促メール、支払延期の依頼、電話の記録
• 裁判所や代理人からの通知、債権届出の控え

社長が先に「債権を放棄します」と書面を出すのは控えてください。 回収する権利を手放す判断と、税務上損失にできるかという判断は別です。経費にしたいという理由だけで債権を免除しても、想定どおりに処理できるとは限りません。

税理士が未定なら、この資料をそろえて個別相談を申し込みます。債権届出など法律上の手続きが分からない場合は、通知に記載された窓口へ確認し、権利に関わる判断は弁護士に相談します。

4. 売上を消す前に、消費税と入金予定を確認する

取引が完了して売上を計上した後に代金を回収できなくなった場合、通常は元の売上を取り消す処理とは異なります。一方、納品前のキャンセルや返品なら、確認すべき内容が変わります。会計ソフトで請求書や売上を削除する前に、どの取引に当たるかを税理士に伝えてください。

消費税にも、売上代金が貸倒れになった場合の税額調整の仕組みがあります。ただし、自社の課税状況や元の売上の内容、貸倒れの事実を証明する書類などの確認が必要です。法人税の処理と一緒に税理士へ尋ねます。（国税庁）

• 会計ソフトの仕訳を誰が、いつ入力するか決める
• 消費税の調整の対象になるか確認する
• 後日入金があった場合の連絡方法を決める

税務処理が決まるまで、資金繰り表をそのままにする必要はありません。予定していた入金が難しくなった時点で、通常の入金予定から外し、回収見込みが未定の金額として分けます。そのうえで、給与、家賃、仕入れ代など直近の支払いを賄えるか確認してください。

貸倒損失を計上しても、未回収のお金が戻るわけではありません。 後から配当などの入金があったときは、以前の処理との関係を確認するため、税理士に通知と入金明細を渡します。

5. 今日やること

まずは届いた通知と請求・入金の記録を一か所に集めてください。処理の結論を自分で出すより、期限と未回収額が分かる状態にして相談を進めます。

• 通知を読み、提出や回答の期限を予定表に入れる
• 未回収の請求を入金明細と照合し、経緯のメモを作る
• 税理士へ資料を送り、貸倒れの処理時期と消費税の扱いを相談する