仕事用パソコンを買った日にする設定

1. 仕事のデータを入れる前に、更新を終える

買ったパソコンは、更新、画面ロック、二段階認証、バックアップの順に設定してから仕事に使い始めます。請求書や顧客名簿を移すのは、その後です。開業準備で急いでいても、最初に済ませれば日々の手間を減らせます。

箱から出したばかりでも、OSやアプリが最新とは限りません。製造から購入までの間に、攻撃に使われる弱点を直す更新が出ているためです。自宅や事務所の信頼できる回線につなぎ、電源を接続して更新を始めます。

• OSの設定で更新を確認し、必要な再起動を済ませます。
• ブラウザーや仕事で使うアプリも更新します。
• 自動更新と、標準のセキュリティ機能が有効か確認します。

再起動後にもう一度、更新の確認画面を開きます。追加の更新があれば続けて適用しましょう。「ダウンロード済み」でも、再起動待ちなら作業は残っています。

購入時に入っている体験版ソフトは、必要性と契約条件を見て整理します。セキュリティソフトを何本も足すより、まず標準機能の状態を確認してください。判断に迷う表示は、提供元の案内で意味を調べてから操作します。

2. 席を離れたら、中身を見せない設定にする

次は、パソコンを置いたまま席を離れる場面への備えです。一人社長でも、打ち合わせ先や共有オフィスで画面を見られる可能性があります。請求額や取引先の連絡先を開いたまま、電話に出ることもあるでしょう。

ログインには、自分だけが使う認証方法を設定します。顔認証や指紋認証を使う場合も、代わりに入力するPINなどを他人に教えない運用にします。

• 操作しない時間が続いたら、自動でロックするよう設定します。
• スリープから戻るときも、認証を求める設定にします。
• ロック画面にメール本文などの通知内容を表示しないようにします。

自動ロックの待ち時間は、離席の多さや利用場所に合わせて短めに決めます。そのうえで、席を立つときに手動でロックする習慣をつけてください。Windowsでは「Windowsキー＋L」、Macでは「Control＋Command＋Q」が使えます。

設定後は一度ロックし、認証せずに作業画面へ戻れないか確認します。従業員には専用の利用者アカウントを用意します。顧客名簿などの個人データを扱う場合は、個人情報保護法に基づく安全管理措置として、責任者やアクセス権限を決め、セキュリティルールの共有と従業員への教育も進めます。

3. 二段階認証は、仕事用メールから始める

パソコンに鍵をかけても、メールや会計ソフトのアカウントは別に守る必要があります。最初に設定するのは仕事用メールです。ほかのサービスのパスワードを再設定する通知が届くため、ここを乗っ取られると被害が広がりやすくなります。

パスワードに加えて、スマートフォンの認証アプリなどでも本人確認する仕組みが二段階認証です。サービスによっては「多要素認証」と表示されます。設定画面の「セキュリティ」などから有効にします。

• 仕事用メールと、パソコンにひもづくアカウントを設定します。
• 書類を置くクラウドストレージを設定します。
• 会計ソフトや銀行など、仕事で使うサービスを設定します。

選べる認証方法はサービスごとに異なります。認証アプリやパスキーは公式の案内に沿って設定します。銀行では電子証明書や専用トークンが必要な場合があり、PC側の設定手順も異なるため、利用する金融機関の案内を確認してください。パスワードは使い回さず、保存にはパスワード管理機能などを使います。

ここで忘れやすいのが、スマートフォンをなくした場合の準備です。二段階認証は、使えなくなったときの戻り方まで決めて完了です。 復旧用コードが発行されたら、安全な別の場所に保管します。守りたいアカウントの中だけに保存すると、ログインできないときに取り出せません。

最後に、復旧先のメールアドレスや電話番号が今も使えるか確認します。ログイン通知が届いても、身に覚えのない承認要求は許可しないでください。

4. バックアップは、保存より復元を確かめる

設定が済んだら、仕事のファイルの保存先を決めます。見積書、契約書、経理資料のうち、メールなどで電子的に授受した取引情報は、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の対象です。PCやクラウドへのバックアップだけでは足りず、検索機能の確保や、事務処理規程の備え付け・運用などによる改ざん防止の措置も必要です。適用される要件や緩和措置を確認し、判断に迷う場合は税理士に相談してください。

クラウド上に同じファイルが見えていても、それだけで過去の状態に戻せるとは限りません。端末とクラウドの内容をそろえる「同期」では、誤って消した操作も反映される場合があります。

• 仕事用フォルダーがバックアップの対象に入っているか確認します。
• 過去の版や削除したファイルを戻せる期間を確認します。
• 自動実行の設定と、失敗した場合の通知先を確認します。

初日に一度、試しのファイルを復元してください。 機密情報を含まない文書を作り、バックアップ完了を確認してから、別の場所へ戻して開きます。保存済みという表示だけで終わらせず、中身まで読めれば、操作の練習にもなります。

外付け媒体に保存するなら、バックアップ後は取り外して保管する方法もあります。常時接続していると、不正なソフトの被害が保存先にも及ぶおそれがあるためです。暗号化や復旧用の鍵の保管方法も確認しましょう。

会計ソフトなど、サービス内にあるデータは、パソコンのバックアップだけでは守れません。出力できる帳簿やデータ、その保存方法をサービス側の案内で確認します。

5. 設定を続けるための確認日を決める

翌日から本業が忙しくなると、更新の再起動やバックアップのエラーは後回しになりがちです。創業初月のうちに、月末の経理作業と合わせて状態を見る予定を入れます。更新通知への対応は、その確認日まで待たずに進めてください。

• 更新が止まっていないか確認します。
• バックアップの直近の成功日時を確認します。
• 復旧先の連絡先に変更がないか確認します。

設定した内容は、機器名、設定日、バックアップ先、復旧手順の保管場所に絞ってメモします。パスワードや復旧用コードそのものを、共有の引き継ぎメモに書くのは避けます。

従業員が入ったときも、このメモを使って会社用パソコンを同じ順に設定すれば、準備の抜けを減らせます。

6. 今日やること

顧客の資料を移す前に、手元のパソコンで次の順に進めてください。最後の復元確認まで済んだら、仕事用ファイルの保存を始めます。

• OSとアプリを更新し、画面ロックと復帰時の認証を設定します。
• 仕事用メールから二段階認証を有効にし、復旧方法を用意します。
• バックアップを設定して試しのファイルを復元し、月末の確認予定を入れます。